International SOS, 5 000 collaborateurs dans le monde, dont 120 en France, propose des services liés à l'assistance médicale d'urgence internationale, la gestion de crise ou la création d'infrastructures médicales. Depuis 2004, en France, l'entreprise sous-traite la totalité de sa paie auprès d'ADP-GSI, spécialiste des services d'externalisation de processus RH. En juillet 2005, elle a choisi le service de gestion des absences «Kiosque RH» du même prestataire. Cet outil collaboratif de gestion des présences et des absences permet aux collaborateurs de l'entreprise de les déclarer eux-mêmes.

« Ce choix s'inscrit dans une réflexion sur nos méthodes de travail RH, explique Helière Farraudière, responsable des ressources humaines. Il s'agissait, tout d'abord, de dégager du temps sur la collecte des informations, la saisie et le traitement de la paie pour pouvoir se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. » International SOS voulait aussi simplifier et moderniser la gestion des absences tout en responsabilisant l'ensemble des collaborateurs grâce au partage de l'information.

La mise en place du système a été rapide : trois semaines ont suffi pour affiner le paramétrage du programme et l'implémenter. Depuis, les collaborateurs peuvent se connecter via Internet, y compris de leur domicile, afin de visualiser leurs compteurs et d'effectuer leurs demandes. Les responsables de service, qui peuvent utiliser le logiciel comme instrument de planification, ont une meilleure visibilité pour gérer les absences. De son côté, le département RH regroupe et valide les données de l'ensemble des salariés, sans aucune ressaisie. Pour contrôler les informations, il dispose de tableaux de bord.

« L'outil met fin à la fastidieuse collecte des informations papier et représente un gain de temps effectif pour le service. Le système améliore la fluidité des informations entre les différents acteurs de l'entreprise, commente encore le responsable RH. Interfacé avec le système de paie, il évite les pertes de données ou les modifications intempestives. Le salarié, son manager et les RH partagent en temps réel la même information fiable. »

Sa simplicité d'utilisation et sa convivialité ont facilité la prise en main du logiciel. La mise en place s'est accompagnée de simples informations (courriels, réunion des managers, tutoriel sur intranet) plutôt que de formations spécifiques. « Au vu des bénéfices, le coût de l'outil (non communiqué, NDLR) reste raisonnable, conclut Helière Farraudière. Le service répond à nos attentes et à celles des collaborateurs, qui ont vite pris l'habitude de l'utiliser : c'est une petite révolution qui a été très bien acceptée ! »