Coup de tonnerre pour les entreprises utilisatrices d'HR Access ! En 2003, ce progiciel de GRH, qui évoluait dans le giron d'IBM France, est repris par le méconnu fonds d'investissement américain Fidelity. Une surprise totale. Sauf pour une poignée d'entreprises. Ces sociétés mises dans la confidence sont des membres actifs du club utilisateurs HR Access Sigagip, association loi 1901 fondée en 1986 qui réunit 150 adhérents. « C'est vrai, nous avons eu la primeur de l'information, relate Bernard Just, président du club à l'époque. Pour dissiper nos inquiétudes, Fidelity nous a conviés aux Etats-Unis pour nous exposer les raisons de cette acquisition. » C'est donc totalement rassurés sur les intentions de l'investisseur américain que Bernard Just et Philippe Barlier (Altadis), l'actuel président, rentreront en France pour convaincre les utilisateurs d'HR Access du bien-fondé de la démarche de Fidelity (qui s'est effectivement vérifié depuis).

Lors de la déconfiture financière de Chronotique, une société béarnaise éditrice du logiciel de gestion des temps P/2, le président du club utilisateurs de l'époque, Jordi Lehmann (Castorama), était monté au créneau. Objectif : faire entendre la voix des clients pour peser dans le choix du repreneur. Là encore, l'acquéreur, GFI Informatique (dont le pôle gestion des temps deviendra GFI Chrono Time), ne décevra pas. « Après cette opération, la première action du club a été de faciliter la migration de P/2 vers ChronoGestor, le logiciel de GFI. Aujourd'hui, il y a une homogénéité dans les versions utilisées par les entreprises, ce qui est plus facile pour échanger et proposer des améliorations », indique Michel Tavani (Mairie de Paris), président du club utilisateurs GFI Chrono Time.

Ces deux exemples montrent le poids dont jouissent certains de ces regroupements d'entreprises. « Nous sommes parfois un poil à gratter pour l'éditeur », ajoute Michel Tavani. Il est vrai, aussi, que lorsque les utilisateurs en question ont pour noms Thales, BNP, La Poste ou encore PSA Peugeot Citroën, l'éditeur a plutôt intérêt à prêter une oreille attentive. Notamment sur des sujets concernant ses applications. C'est dans ce cadre que Stéphane Bosschaert (Leroy Merlin) a fixé la feuille de route du club utilisateurs Pleiades, solution éditée par Sopra. « Vis-à-vis de l'éditeur, nous ne sommes pas sur une ligne contestataire. Notre rôle est de faire passer des messages, des idées, pour que les entreprises et le prestataire avancent ensemble. D'ailleurs, poursuit-il, Sopra apporte beaucoup de crédit à nos recommandations sur les fonctionnalités du progiciel. Un signe : la responsable R & D nous a demandé de constituer des commissions sur la maintenance. »

L'amélioration de l'outil et le renforcement de la coopération avec l'éditeur, c'est aussi ce qui guide l'action du club utilisateurs Meta4 PeopleNet, présidé par Jean-Laurent Dumousseau (Maif). « Meta4 teste auprès de nous de nouveaux modules avant que ceux-ci soient généralisés. Lors de la mise en place de la Dads-U, nous avons travaillé main dans la main. »

L'action du club utilisateurs HR Access Sigagip a ainsi débouché sur la création d'un module de gestion de la formation. Plus récemment, un de ses groupes de travail, chargé de plancher sur la mise en oeuvre du DIF, a poussé HR Access à procéder à des correctifs. « L'expérience montre que le prestataire informatique prend en compte nos recommandations », illustre Josiane Vernot (Ricoh), membre du club Escale RH, qui regroupe des entreprises utilisatrices de RH Place, la solution de GRH de CCMX-Cegid.

L'intérêt pour un éditeur d'avoir, sous la main, des utilisateurs impliqués - souvent très représentatifs de son parc clients - est évident. Il peut faire remonter des informations commerciales, prendre le pouls d'un futur changement de tarif, tester de nouveaux outils, obtenir des renseignements utiles sur des prospects... Ce n'est d'ailleurs pas un hasard si la majorité de ces clubs sont nés de la volonté des sociétés informatiques. « Nous oscillons toujours entre la logique commerciale de l'éditeur et nos soucis d'utilisateurs », remarque Céline Duval (RH Facilities, groupe Adecco), membre du club utilisateurs de la solution GlobalSuccessor, éditée par i-Grasp. Lequel organise régulièrement des web conférences sur des sujets (mise en place du CV anonyme) qui intéressent de près la courbe de son chiffre d'affaires.

Pour préserver leur indépendance, des clubs utilisateurs ont opté pour le statut associatif (lire encadré), quitte à demander une contribution financière aux entreprises. Pour devenir membre du club utilisateurs HR Access Sigagip, il faut ainsi débourser une cotisation annuelle de 300 euros. Selon son président, Philippe Barlier, « c'est le prix de l'autonomie. Nous gérons notre secrétariat, nous organisons nos propres réunions, et nous assurons la maintenance de notre site web ». Cette association s'est même offert le luxe de confier à Bernard Just, son ex-président, aujourd'hui en retraite des AGF, le soin de développer ses activités.

Entre éditeurs et utilisateurs, point de sujet tabou ? Si les dysfonctionnements informatiques et la qualité du service sont librement discutés, les questions tarifaires sont, en revanche, rarement abordées. « Elles relèvent du domaine régalien des éditeurs », lâche un responsable SIRH. « Nous pouvons exprimer nos désaccords, tempère Stéphane Bosschaert, se souvenant de discussions houleuses avec Sopra sur le prix de la maintenance ou sur la souscription Dads-U. Nous avons, ajoute ce responsable administration du personnel de Leroy Merlin, une règle d'or : ne jamais s'immiscer dans les relations contractuelles de nos adhérents. »

Pour les responsables SIRH, le plus grand bénéfice des clubs utilisateurs reste, au bout du compte, le partage d'expériences. Pour Josiane Vernot, directrice paie et administration chez Ricoh, c'est un moyen de briser l'isolement de cette fonction. Les réunions sont propices au partage des bonnes pratiques. « Cela permet de nourrir la réflexion sur des projets, remarque Philippe Meheut (Crédit agricole SA), du club utilisateurs MC2i, société spécialisée dans le conseil et l'intégration de solutions RH. Ce qui est intéressant, c'est de pouvoir nouer des contacts plus approfondis avec des entreprises. » « Un de nos adhérents, qui souhaitait migrer ses badgeuses sur intranet, s'est tout naturellement rapproché de ceux qui avaient déjà accompli cette opération », relate Michel Tavani, chargé des projets RH à la DSI de la mairie de Paris.

Si l'outil informatique reste, bien entendu, au coeur de leurs préoccupations, les responsables SIRH expriment aussi le besoin de réfléchir davantage aux enjeux et aux problématiques de la gestion des ressources humaines. Une manière, pour eux, de se libérer du carcan «techno» qui entoure leur fonction.

Les clubs utilisateurs les plus structurés sont organisés en associations. Un statut qui leur permet de s'affranchir de l'éditeur ; la cotisation annuelle (environ 300 euros) leur assurant une autonomie financière, même si le prestataire informatique donne parfois un petit coup de main dans l'organisation logistique des réunions. Comme dans toute association, il y a, chaque année, une assemblée générale qui élit un bureau. « Outre l'AG, nous organisons deux réunions plénières. La journée type ? La matinée est consacrée à la présentation d'un adhérent, à des informations d'ordre général. Parfois, nous convions un intervenant extérieur. L'après-midi, nos commissions techniques se réunissent », détaille Stéphane Bosschaert (Leroy Merlin), président du club utilisateurs Pleiades (Sopra).

A l'issue de son AG, le club utilisateurs HR Access Sigagip élit un comité directeur de huit personnes d'où émanent les responsables de commission : paie, GTA, formation, reporting, secteur public et collectivités locales. « Chacune d'entre elles choisit un thème de travail. En 2006, la commission paie a retenu l'inévitable Dads-U ; la commission formation, le DIF. Ensuite, au cours d'une réunion plénière avec l'ensemble des adhérents, chaque commission dresse une synthèse de ses travaux et de ses réflexions », explique Philippe Barlier (Altadis).

Pour les structures non associatives, le rythme des réunions est, grosso modo, identique, à raison d'une rencontre par trimestre. Seul changement : c'est l'éditeur qui paie l'addition (repas, réservation de salles...). Enfin, si chaque club a, peu ou prou, son site web, peu d'entre eux disposent d'espaces de discussions on line. Seule exception : le club utilisateurs Meta4 PeopleNet qui a déployé, sur le réseau Viaduc, un forum pour favoriser les échanges entre ses membres.

1 Impulsés généralement par les éditeurs, les clubs utilisateurs de solutions RH permettent surtout aux entreprises d'échanger des bonnes pratiques.

2 Amélioration et évolution du logiciel, propositions de nouveaux modules, les discussions portent essentiellement sur les fonctionnalités techniques de l'outil.

3 Des clubs utilisateurs ont opté pour la formule associative, qui confère une certaine indépendance par rapport à leur prestataire informatique.