Pour une entreprise qui organise les vacances de ses clients, gérer les congés de ses collaborateurs n'est pas forcément une mince affaire. Entre les déplacements de son personnel, une population de commerciaux mobiles, le travail les samedis, les journées de récupération ou les RTT, cette tâche peut même devenir particulièrement complexe. Afin de s'en décharger, Asia l'a externalisée, en janvier dernier, auprès d'un prestataire spécialisé dans l'administration de la paie en ligne, e-Paye. Avec la solution adoptée, e-Congés, la centaine de salariés d'Asia disposent, aujourd'hui, d'un accès distant au logiciel, via Internet, pour saisir leurs demandes d'absence et de congés.

Le logiciel, interfacé avec le système de paie et mis à disposition sur un serveur distant sécurisé, permet à l'entreprise de gérer les absences de ses collaborateurs, sans ressaisie de données. Les paies intègrent ainsi automatiquement les congés et les absences gérés par le module. Basé sur la technologie Ugo de l'éditeur Lucca, ce module est plus particulièrement destiné aux PME, jusqu'à 200 personnes. « En matière de paie, nous étions satisfaits de notre prestataire, avec qui nous collaborons depuis plusieurs années déjà, explique Jean-Claude Dubuffet, directeur administratif et financier d'Asia. Nous lui avons renouvelé notre confiance pour le module de gestion des congés, qui nous a paru d'emblée très pratique. »

Chez Asia, l'arrivée du logiciel a mis fin à l'ère des demandes individuelles sur papier. Les salariés peuvent consulter leur solde, et saisir leurs demandes d'absence et de congés, transmises par mail à leur responsable. La solution s'avère également intéressante pour les managers qui disposent d'une vision d'ensemble claire des absences grâce aux plannings de leurs équipes.

Le gestionnaire RH déchargé de la gestion des absences n'est plus sollicité par les collaborateurs ni questionné sur leur compteur de congés ou de RTT. Il peut se consacrer à des tâches plus valorisantes. Pour Jean-Claude Dubuffet, le programme améliore le traitement et le contrôle des demandes d'absence et limite les risques d'erreur en supprimant les doubles saisies. Quelques mois après l'adoption du service, il tire un bilan positif de son utilisation et évoque déjà un réel retour sur investissement : « L'ergonomie, les codes couleur facilitent la prise en main du logiciel et le rendent agréable à utiliser. Les salariés d'Asia, y compris ceux qui travaillent à distance, l'ont immédiatement adopté. »

Le coût de la solution, quelque 10 000 euros, inclut la licence d'exploitation, fonction du nombre de salariés, l'abonnement annuel ainsi que les frais de mise en place du service : initialisation, paramétrage et formation.