« Nous avons changé de logiciel paye, et en avons profité pour repenser ses fonctionnalités en intégrant la réforme de la formation », explique Philippe Le Blon, directeur des ressources humaines de l'Institut Gustave-Roussy de Villejuif (Val-de-Marne). Cet établissement médico-sanitaire a, depuis la loi du 4 mai 2004, l'obligation de verser à l'Opca Unifaf ses cotisations pour, ensuite, demander la prise en charge ou le remboursement des dépenses. « La loi a généré de la paperasserie. Or, je souhaitais que l'équipe formation, qui intervient pour tout l'institut, du brancardier au professeur de médecine, soit déchargée des tâches administratives pour se consacrer à de l'ingénierie et à des formations innovantes », souligne ce DRH qui met en place la dernière version 5 de HR Access, choisie pour ses indicateurs de suivi interfacés avec la gestion des compétences.

« La réforme distingue la compétence, du ressort de l'entreprise, et la formation individuelle. Nous avons donc opéré un recentrage sur les formations liées à l'emploi et aux compétences », précise-t-il.

Des validations de compétences, avec bonification salariale, ayant été accordées, en parallèle à la réforme, à un millier de salariés à partir de 80 référentiels, une cartographie des métiers devrait être mise en ligne pour mieux suivre les actions.

Des parcours de formation, identifiés sur cinq ans, ont également été mis en place pour 700 soignants. Le progiciel permet de suivre ces parcours et de constituer le passeport formation prévu par la loi.

Le DIF, lui, est, pour l'instant, « ouvert sans priorité enfermante », souligne Philippe Le Blon. Il se donne un an pour voir comment il est utilisé par les salariés. Une communication a été faite en début d'année avec le bulletin de paye. D'ores et déjà, les participations à des congrès et séminaires, qui n'ont pas pu être financées au titre du plan, le sont au titre du DIF, qui pourrait être compatible avec des formations courtes de spécialités conduisant à des certifications comme les DU (diplômes universitaires).

Philippe Le Blon attend de ce progiciel intégré une meilleure visibilité des actions initiées et davantage de réactivité, tout en conservant l'autonomie de sa direction des ressources humaines. « Un outil qui sorte les actions DIF, les mette en perspective, qui indique ce qu'il est possible d'accorder ou non et qui fournit un bilan par salarié, afin de répondre aux contraintes en évitant les dérives », indique-t-il.

Investissement lourd, car ce SIRH inclut la paye, la formation et la GPEC, il correspond à une volonté de fidéliser le personnel, en particulier les infirmières en cette période de pénurie, et de répondre à l'objectif, fixé par l'administration, de «nouvelle gouvernance», envisageable à condition de disposer d'indicateurs de suivi et d'évaluation fiables.

> Secteur : médico-sanitaire, 400 lits, des laboratoires, un centre de recherche.

> Budget de fonctionnement : 180 millions d'euros.

> Effectifs : 300 salariés.

> Budget formation : 3,3 % de la masse salariale.

HR Access (400 salariés et 50 millions d'euros de chiffre d'affaires en France) regroupe l'activité software d'IBM rachetée en 2003 par Fidelity Investments. Dans ce SIRH, le module formation est entièrement intégré et les caractéristiques du DIF ont été prises en compte au fur et à mesure des décrets, assure Marc Garrido, président France de HR Access Solutions. Cette société internationale, dont les équipes R & D sont basées à La Défense (92), revendique 250 clients en France (un sur trois) sur le seul module formation, essentiellement des entreprises de plus de 1 000 personnes.

« Nous voyons deux sortes de clients : ceux qui développent une stratégie défensive, qui font en sorte que le DIF entre dans le plan de formation. Et ceux qui ont un vrai projet pour le DIF et le développement des compétences et vont être prescripteurs de formation », notent Cyril Gendron, responsable du pôle formation au sein des équipes services de HR Access Solutions, et Hajer Mabrouk, consultante avant-vente HR Access Solutions.

HR Access a mis en place ce qu'il appelle la «mixité» dans ses solutions, pour tenir compte des différentes prises en charge financières du DIF, non prévues par la loi, et se fait fort de proposer une nouvelle offre à vocation décisionnelle. « De façon à aider le responsable formation à évaluer sa marge de manoeuvre pour accepter ou non d'autres demandes, on a créé des indicateurs de pilotage qui permettent à chaque client de suivre son plan par centres de coûts et par postes, avec des indicateurs de consommation du budget et de performance de la formation », assure Marc Garrido.