Ah, la gestion administrative et financière de la réforme ! Un vrai plaisir ! A quelle catégorie du plan rattacher telle formation, et comment calculer le nombre d'heures DIF disponibles par salarié ? Combien sont effectuées sur le temps de travail ? Sur quelle ligne les prendre en charge ? Quel montant est déboursé pour l'allocation formation ? Où en est la consommation du plan ? Quelles rubriques renseigner pour le passeport formation... ?

Répondre à ces questions est, depuis le vote de la loi du 4 mai 2004, à la fois une nécessité et un souhait des responsables formation. Nécessité, parce qu'on leur demande des comptes. Souhait, parce qu'ils sentent bien que la réussite de l'affaire, mais aussi l'avenir de leur pouvoir et de leur profession passent par un minimum d'affichage.

Le problème est que tous les responsables formation s'accordent à dire que la réforme a généré un surcroît de travail, non compensé par des embauches, et qu'elle a augmenté la «paperasse». Pour gagner du temps, les outils informatiques peuvent être utiles, comme le montrent les différents exemples de ce dossier.

Certains de ces outils sont déjà anciens. Ils s'adaptent à la nouvelle donne. Passage d'une architecture «client serveur» à une configuration «full web» qui allège les coûts, facilite les processus collaboratifs et la consultation à distance depuis plusieurs sites ; multiplication des options paramétrables ; mode location ou mode externalisation ; compatibilité avec des environnements libres, de type Linux ou Fire Fox ; découpage en modules emboîtables (DIF, 2483, plan, périodes...) ; déclenchements d'alertes... Bref, tous ces outils visant à simplifier la gestion de la formation, quelle que soit la taille de l'entreprise, se montrent toujours plus conviviaux, ergonomiques et économes. Outre une comptabilité «pointue», ils offrent un support d'informations permettant de simuler, d'analyser, de contrôler et de piloter les dépenses. Les entreprises les plus ambitieuses s'en serviront aussi pour développer le rôle du manager de proximité, donner du relief aux entretiens professionnels et construire les passeports formation.

Pour autant, il est difficile, pour ces outils, de refléter parfaitement toutes les subtilités et les options de gestion divergentes des accords de branche et des conseils d'administration des Opca financeurs. Le travail de paramétrage nécessaire serait énorme. Les outils trouvent là leurs limites. L'étape suivante de l'informatisation de la gestion passera, peut-être, par l'interfaçage des outils internes des entreprises avec ceux des Opca.

Hormis la question des outils de gestion, ce dossier, dans la continuité des précédents, présente l'état d'avancement de la mise en place de la réforme dans un certain nombre d'entreprises. Et plus les choses avancent, plus la réforme nous offre des surprises, et plus les entreprises, du moins certaines, font preuve de réactivité, voire de créativité. Comme, par exemple, la société Cezus Areva NP, qui n'hésite pas à adresser un catalogue DIF au domicile de ses salariés pour qu'ils consomment au plus vite leurs heures !

Ou l'entreprise Scapa, qui accélère son recours à la VAE grâce au cofinancement du 0,5 % professionnalisation ! Ou la PMI Sensorex, qui concentre son très imposant effort de formation - 10 % de la masse salariale ! - sur son personnel féminin, des opératrices peu formées. Ou encore l'entreprise d'emballage carton DS Smith Kayserberg, qui fait le constat que sa politique de concertation avec les salariés sort renforcée par la réforme...

Mais, si « l'optimisation financière et technique des actions de formation est en route, l'esprit compétences est orienté sur le court terme, analyse la Cegos. La priorité (56 %) est donnée aux actions de formation ayant un impact sur les compétences immédiatement mobilisables. Et, pour 34 % des entreprises, les actions mises en place dans la catégorie 3 ne représentent que 5 % de leur plan de formation. Ce constat illustre la volonté des entreprises de maîtriser le plus possible les dépenses de formation dans les enveloppes utilisées avant la réforme ».

1 La réforme a généré un surcroît de travail qui n'a pas été compensé par des embauches, et qui a augmenté la paperasse, jugent les responsables formation, qui trouvent, dans les logiciels de gestion de la formation, de précieux auxiliaires.

2 Pour être efficaces, ces outils informatiques doivent être le plus modulable et paramétrable possibles, afin de prendre en compte les choix de branche et les options financières des Opca.