Coup double pour la ville de Martigues : grâce à un nouvel outil informatique, la municipalité a décentralisé la gestion des temps de ses agents et regroupé, sous un même logiciel, le traitement des pointages, des absences et des heures supplémentaires. Le projet, qui a débuté en janvier 2004, concerne quelque 2 000 employés municipaux. Auparavant, deux outils différents permettaient d'assurer la gestion des temps. A l'issue d'un appel d'offres, Incovar, une solution éditée par Incotec, a été sélectionnée : « Un logiciel complet et convivial », résume Karina Dainèche, agent administratif chargée de la mise en place du projet.

Incovar exploite les données issues de la réduction du temps de travail, des congés, des formations, des arrêts maladie... Il gère également les différents profils d'emploi du temps (temps partiel, annualisé...). L'outil est interfacé avec le logiciel affecté à la gestion des carrières, des contrats de travail et des avancements de grade.

Des développements informatiques ont été nécessaires pour adapter le système à la réglementation des collectivités locales concernant la gestion des RTT, notamment la pénalisation d'une demi-journée en cas d'arrêt maladie de quinze jours. « Les calculs automatisés allègent le travail des agents de la DRH, souligne Karina Dainèche. Depuis peu, nous n'avons plus à décompter manuellement les heures supplémentaires. Au final, nous gagnons du temps sur nos réponses et notre contrôle. » Terminé les demandes de congés dont le processus de validation sur papier prenait une semaine. Tout se déroule maintenant en temps réel sur l'intranet municipal. Le chef de service valide les demandes d'absence, les congés et les heures supplémentaires. L'outil calcule les droits aux congés, vérifie automatiquement les soldes. L'agent peut consulter instantanément ses compteurs sur intranet. Il visualise aussi le planning de l'équipe. Les salariés qui ne disposent pas d'un micro-ordinateur s'adressent à des «gestionnaires temps», une soixantaine au total, pour effectuer leurs demandes.

« L'adaptation à l'outil a été difficile », reconnaît Karina Dainèche. Les réticents à l'informatique préféraient continuer à travailler sur papier. Mais une fois qu'ils ont constaté que l'outil était simple d'utilisation, ils n'ont pas pu s'en passer ! » L'installation du système s'est accompagnée de la mise en place d'un réseau de badgeuses pour l'ensemble des employés de la collectivité territoriale. Mis à part l'hôtel de ville, déjà équipé, une vingtaine de badgeuses sont installées progressivement dans les services extérieurs. Pour une question de coût, les bâtiments municipaux ne seront pas tous équipés. La municipalité étudie néanmoins la possibilité de pointer par serveur vocal, d'ici à 2007.