Si la circulaire du 7 janvier 2003 considère que les repas d'affaires sont exonérés de cotisations sociales, étant des frais d'entreprise, l'Administration a ensuite limité cette qualification à 5 repas par mois, avant d'abandonner cette position restrictive.
Ala suite de la réforme des avantages en nature et des frais professionnels résultant des arrêtés des 10 et 20/12/2002, une importante circulaire a été publiée le 7/1/2003 pour la commenter. Il est indiqué que les repas d'affaires sont des frais d'entreprise car ils correspondent à la « prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise », à condition d'avoir un caractère exceptionnel, d'être exposés dans l'intérêt de l'entreprise, et en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié. Aussi, les frais engagés à l'occasion de ces repas d'affaires sont, sauf abus manifeste, exclus de l'assiette des cotisations sur présentation de pièces comptables attestant de la réalité du repas d'affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense.
Mais, fin 2005, l'Administration s'est prononcée sur le caractère « exceptionnel » des repas d'affaires en en limitant le nombre à un par semaine ou à cinq par mois. Devant le tollé suscité par cette interprétation, la DSS a rapporté cette prise de position en décembre 2005. Est-ce pour autant que les contrôleurs Urssaf admettront que les repas d'affaires sont, quel que soit leur nombre, des frais d'entreprise ? Certes non, le caractère exceptionnel devant toujours être rapporté. Il est donc conseillé de limiter le nombre de repas d'affaires, pour éviter une réintégration au titre des avantages en nature.
Si, en principe, la conséquence d'une réintégration est limitée, le montant de l'avantage étant de 4,15 euros par repas, dans deux cas spécifiques, le montant à réintégrer sera supérieur, soit qu'un accord collectif ou le contrat de travail fixe une valeur supérieure, soit que la personne concernée ait la qualité de mandataire social assimilé salarié (président, DG...). En effet, pour ces derniers, l'Administration indique que les avantages en nature nourriture doivent être déterminés d'après les valeurs réelles et non selon les bases forfaitaires, ce qui implique, selon la circulaire du 7/1/2003, de prendre en compte le « prix payé par l'employeur ou les justificatifs de facture payée par ces personnes ». Aussi, pour les mandataires sociaux, l'enjeu est de taille : une réintégration des repas sur la base de leur valeur réelle aura des conséquences importantes sur l'assiette des cotisations si la qualification de repas d'affaires n'est pas retenue, en l'absence de caractère exceptionnel.
