L'outil informatique tend à fédérer les échanges dans l'entreprise, comme l'illustre l'exemple de Siemens. La filiale française du groupe allemand (11 000 salariés), présente dans les secteurs de l'énergie, les télécoms, l'imagerie médicale et le ferroviaire, a mis en production, en juin 2004, Nexus Polaris, une console d'administration des données du personnel. Destinée en priorité aux managers et responsables RH, cette couche applicative développée en interne s'appuie sur un entrepôt classique de données (datawarehouse) et agrège des flux (workflows) hétérogènes relatifs à la gestion des temps, des paies et des compétences. La direction de Siemens France, qui est à l'initiative du projet, attendait un outil qui simplifie les échanges entre managers et subordonnés.

Selon un accès hiérarchisé à l'information, Nexus Polaris permet à chaque salarié de consulter ses données personnelles, ainsi que celles de son équipe s'il a des responsabilités managériales. Il peut alors examiner, en quelques clics, le CV, la rémunération, ainsi que la définition de fonction des salariés qui se trouvent sous sa responsabilité. Chaque salarié peut mettre à jour le descriptif de ses fonctions, son supérieur hiérarchique validant la conformité de ses attributions avec les profils standards établis par l'entreprise.

Pour aider ses subordonnés à préparer leur entretien d'évaluation annuel, un manager peut rédiger, dans une fenêtre de brouillon prévue à cet effet, les remarques qu'il prévoit de formuler en leur présence. Les comptes rendus d'entretien sont stockés dans une base de données Oracle. En outre, l'outil automatise des formalités qui, auparavant, nécessitaient un courrier papier ou un appel téléphonique. Par exemple, le manager reçoit, tous les dix jours, un courriel avec la liste des collaborateurs à évaluer. La commande d'une formation à la DRH à l'issue d'un entretien d'évaluation se fait via un bouton prévu à cet effet.

La conception de Nexus Polaris a nécessité une année de développement, à l'aide de programmes écrits dans les langages PL/SQL et Java. Il incorpore, au sein d'une unique interface graphique, des applications déjà utilisées par l'entreprise : le logiciel Hermès, qui est un aspirateur de CV, ainsi que les logiciels de gestion des paies, Playad, et des temps, Gestform. Les salariés peuvent lancer plusieurs de ces logiciels avec un seul compte d'utilisateur.

Aujourd'hui, Nexus Polaris couvre plus de 90 % des profils des salariés de Siemens France. Il a nécessité une demi-journée de formation par manager. « Hausse de la réactivité, possibilité de travailler à distance sept jours sur sept sont les principaux avantages de ce portail unique d'informations », selon David-Alexandre Gava, responsable coordination emploi et carrières.