La gestion du temps gagne le service public hospitalier. Le Centre hospitalier universitaire (CHU) de Tours utilise le progiciel GT Med pour planifier et contrôler les horaires de ses 1 000 médecins. Son installation sur trois sites, entamée en début d'année, vient de s'achever. Le progiciel comptabilise également les heures supplémentaires des médecins (gardes et astreintes). Dans un contexte démographique difficile, dû au sous-effectif chronique en infirmiers et en médecins hospitaliers, le CHU de Tours s'est conformé, sans troubles apparents, à une directive européenne de 2003, qui instaure l'obligation, pour les hôpitaux, d'un tableau de service et l'inclusion des gardes dans le temps de travail des praticiens.

Développé et installé par la société GFI Chrono Time, l'outil est, aujourd'hui, accessible dans trois hôpitaux du CHU, depuis 90 points d'accès (via des postes clients légers). Administré par la direction des affaires médicales et administratives (Dama), l'outil est hébergé en interne sur un serveur Unix. Il permet aux médecins et aux secrétaires médicaux d'établir des plannings thématiques : par service, par personne, par catégorie de personnel (plus de 20 profils), par intervalle de temps. Il intègre les règles propres au fonctionnement des hôpitaux : découpage d'une journée en 4 périodes ; pas de travail le lendemain d'une astreinte ; obligation de repos ou temps de travail ne devant pas dépasser 48 heures par semaine (lissées sur un quadrimestre). En cas de non-respect de ces règles, le progiciel affiche en temps réel des messages d'avertissement. Les tableaux prévisionnels de GT Med font ressortir les vacances des services, ce qui permet d'affecter, par avance, les praticiens aux qualifications adéquates disponibles sur une période déterminée.

Aujourd'hui, le praticien qui prend un congé envoie un bon papier pour confirmer les informations du tableau prévisionnel. « Contrairement au système précédent, GT Med nous évite une seconde saisie des horaires », selon Eric del Sol, directeur des affaires médicales et administratives du CHU. Les données saisies au niveau des services remontent automatiquement vers le logiciel de paie : « Soit 30 % à 50 % de temps gagné. »

Le choix de GT Med, dont le coût n'a pas été communiqué, résulte du constat suivant : « D'autres prestataires ont fait une offre globale de gestion des RH, alors que GT Med était spécialement conçu pour le temps médical. » Pour sa mise en place, chaque chef de service a défini un référent, sous la houlette de la Dama : un secrétaire ou un médecin qui maîtrise bien le règlement. Une interface du progiciel avec Evoluance, l'outil de gestion des RH et de la paie utilisé par le CHU, est en cours de test.