Chaque année, la compagnie d'assurance reçoit quelque 15 000 candidatures, dont 30 % sous format papier, pour un effectif de 2 500 collaborateurs. Jusqu'à janvier 2005, la saisie des informations d'état civil dans les dossiers de candidature était manuelle. « Nos assistantes se plaignaient du temps passé à entrer ces données dans notre CVthèque, relève Gilles Lor, responsable recrutement du groupe. Cela générait une insatisfaction : ces personnes sont en effet affectées à du secrétariat commercial plus qu'au recrutement. »

Depuis près d'un an, les quinze délégations commerciales du groupe utilisent une solution d'extraction automatique des CV. Que ce soit pour les CV numériques, adressés en pièce jointe par l'internaute, ou pour les candidatures papier, après scannage et reconnaissance optique des caractères, l'outil détache les informations concernant l'état civil et les intègre à la base de données réservée aux candidats.

La solution Lea Desk, éditée par la société nantaise E-Manation, a été choisie car elle est immédiatement disponible dans l'outil de gestion du recrutement en place, Recrute@sy, commercialisé par l'éditeur Frégates. L'objectif, qui consistait à gagner du temps sur la partie saisie et à soulager les assistantes de cette tâche administrative afin qu'elles puissent se concentrer sur leur fonction commerciale, a été atteint.

Sur la durée, l'assureur constate une réelle économie de temps : « Nous sommes passés de trois minutes pour remplir un dossier à moins de quinze secondes. » Selon l'éditeur, l'entreprise bénéficie d'un gain de temps de 30 % sur l'ensemble du traitement des CV papier. « L'outil est fiable, les erreurs d'interprétation peu significatives », commente Gilles Lor. Reste une contrainte chronophage incontournable : la numérisation des CV. « Une fois scannés, les CV sont transférés par mail et consultables dans tout le groupe, c'est un avantage important », souligne cependant Gilles Lor.

A terme, le CV complet pourrait ainsi être saisi avec le logiciel, ce qui permettra d'effectuer des recherches multicritères : « Nous envisageons d'intégrer à notre base plus d'informations extraites des CV, notamment l'expérience professionnelle et la formation, afin de pouvoir consulter directement des mini-CV à partir de l'outil. Cette lecture directe nous fera gagner du temps dans l'analyse des candidatures. »

La Mondiale envisage également de faire évoluer le formulaire électronique de candidature sur son site de recrutement vers un modèle plus complet. L'idée : forcer le candidat à remplir plus de champs obligatoires afin de raccourcir encore les délais de traitement tout en récupérant davantage d'informations consultables en temps réel.