« Il fallait sortir du trop classique scénario de l'entretien qui se termine par la vague appréciation «globalement satisfaisant» et qui débouche sur une augmentation individuelle (AI) réellement insatisfaisante », résume Isabelle Garnier, chef de service à la DRH, pour exposer la refonte, depuis 2002, du système d'entretiens annuels au sein de l'usine d'équipements bureautiques du groupe japonais. Pour sortir de l'«impressionnisme» et créer la jonction entre résultat de l'entretien et augmentation.

Ricoh Colmar a analysé dans le détail toutes ses fonctions, avec le cabinet Hay. Le site a identifié 14 comportements communs (implication, précision-rigueur, communication, esprit d'équipe), ou spécifiques, puis défini 5 degrés d'appréciation du travail du collaborateur, depuis le «progrès à faire» jusqu'au comportement «exemplaire». « A chaque fonction correspond son «requis», indépendamment de la position hiérarchique : en R & D, le requis d'un technicien pour le comportement «créativité/innovation» peut dépasser celui de son manager », cite Isabelle Garnier.

La position du salarié par rapport à ces requis influe largement sur son résultat d'évaluation, qui, lui-même, sert de référence à son éventuelle augmentation. Par exemple : l'enveloppe globale d'AI a été fixée à 1 %*, tel service affiche une évaluation moyenne de 3/5. Si l'opérateur décroche le même score, son chef lui attribuera + 1 % ; s'il est inférieur, il sera moins augmenté, et inversement s'il dépasse 3/5.

En fait, le chef de service garde la latitude de définir ses propres normes : fixer des résultats d'évaluation planchers, en dessous desquels il refusera toute augmentation, tenir compte de la progression d'une année à l'autre, etc. « Il faut simplement que la règle soit à tout moment explicable et compréhensible », ajoute Isabelle Garnier.

La direction voit dans l'enquête de satisfaction interne 2004 sur les entretiens une « amélioration significative dans la perception par les collaborateurs » du nouveau dispositif : l'écart entre satisfaits et non-satisfaits se situe à + 4, contre - 15 en 2000, avant sa mise en place.

Cette conclusion n'est pas partagée par les deux principaux syndicats du site, CGT et CFDT. « Les risques de dérive et de discrimination que nous avions dénoncés sans être écoutés sont réels. L'outil est prétexte à sanctionner celui qu'on a dans le collimateur, un tel se voit reprocher de manquer à un critère, dont on lui avait dit qu'il ne serait pas pris en compte, et ainsi de suite. Le mécontentement monte », affirme Olivier Delacourt (CFDT), dont l'organisation invite désormais des salariés à contester par écrit pour aller aux prud'hommes.

Les deux syndicats ne décèlent pas de correspondance systématique entre le résultat de l'entretien et la fiche de paie, ce qu'ils attribuent au fait que l'interlocuteur n'est pas toujours le même : l'opérateur est évalué par son superviseur, supérieur hiérarchique immédiat, mais il est augmenté - éventuellement - par son chef de service.

* En 2005, l'enveloppe d'AI pour les opérateurs s'est limitée à 0,67 %, s'ajoutant à 2,1 % d'AG. Mais des primes et la revalorisation de la grille portent la hausse moyenne à 3,95 %, précise la direction.

Primes d'intéressement ou abondement de l'épargne salariale ne peuvent, en aucun cas, se substituer à des augmentations de salaire. Un examen préalable, effectué par les Urssaf, a permis de considérablement sécuriser les accords.

Le Code du travail dispose que ni l'intéressement ni l'abondement de l'employeur sur les sommes affectées par le salarié à son plan d'épargne entreprise (PEE) « ne peuvent se substituer à un élément de rémunération ». Aucun de ces deux éléments n'étant soumis à cotisations sociales, leur substitution au salaire fait peser le risque que la Sécurité sociale, dont les caisses sont alimentées par ces cotisations, soit lésée. Il incombe à la Direction départementale du travail (DDTEFP) et aux Urssaf de vérifier qu'il n'y a pas de substitution, et, le cas échéant, de requalifier les sommes versées et d'entreprendre un redressement.

Au moins jusqu'en 1997, le volume de ces redressements a été assez important. Cette année-là, l'intéressement a représenté 8,37 % de la totalité des redressements effectués par les Urssaf, soit 43 millions d'euros. La bonne foi des entreprises n'est pas en cause. Selon Pierre Samsonoff, sous-directeur de l'Acoss, « l'intéressement est un dispositif trop encadré pour que les entreprises y trouvent un moyen de déguiser du salaire en vue de faire de l'optimisation de charges sociales ». Pour lui, « les redressements tiennent à des erreurs des entreprises face à une réglementation complexe ». Afin de sécuriser les dispositifs d'épargne salariale, les Urssaf leur proposent, depuis 1999, d'examiner leur intéressement et leur abondement.

Elles vérifient que l'accord d'intéressement a été déposé avant le 30 juin, de telle sorte que l'employeur ne puisse pas fixer des critères qu'il est certain d'atteindre d'ici à la fin de l'année. Elles s'assurent, également, que les critères retenus ont bien un caractère aléatoire. Et, enfin, que l'accord n'exclut pas de salariés, sauf si le texte le prévoit.

S'agissant de l'abondement, les Urssaf vérifient son caractère collectif et impersonnel, que son montant est limité, et les sommes bloquées cinq ans. Dès lors que les dispositifs sont déclarés conformes par les Urssaf, ces dernières ne peuvent plus effectuer de redressement.

Le résultat de cette politique est une baisse spectaculaire, en sept ans, des redressements relatifs à l'intéressement : 1,66 % de la totalité en 2004, soit 12 millions d'euros. Les abondements non conformes ne représentent, pour leur part, que 0,25 % de la totalité des redressements.

> Siège : Colmar (Bas-Rhin).

> Effectifs : 1 000 salariés.

> Chiffre d'affaires : 275 millions d'euros pour l'exercice 2004-05.