àpartir de 2002, l'opérateur de téléphonie mobile Bouygues Telecom a accompli un travail de fond pour transformer un outil datant de 1999 en portail moderne et structuré qui a vu le jour en juin 2004. « Notre ancien intranet était dimensionné communication, relate Sarah Alezrah, responsable, au sein de la direction de la communication interne, des publications internes et de l'intranet. Son administration décentralisée a favorisé la multiplication des contenus. Il y avait donc une saturation de l'information, accessible à partir d'un menu unique. Il devenait urgent de hiérarchiser les contenus tout en prenant en compte l'évolution des besoins des salariés. »

Si de nouvelles applications sont intégrées dès 2001 (gestion des temps, outils métiers, automatisation de process administratifs...), restait à revoir de fond en comble le contenant. L'idée de Bouygues Telecom ? Adopter une navigation par onglets avec des univers de consultation disposant de leur propre menu. Par exemple, «Au quotidien» rassemble l'ensemble des workflows administratifs (gestion des notes de frais, mobiljob, gestion des temps...), tandis que la rubrique «Outils» est dirigée vers les métiers avec des bases documentaires, pour les juristes notamment, et des forums de discussion. Deux onglets se rapportent directement à des univers métiers. L'un concerne la direction réseau (ingénieurs et techniciens), l'autre la direction centrale des systèmes d'information. « Nous travaillons actuellement à la mise en place d'univers dédiés aux RH et à la communauté des acheteurs », signale Sarah Alezrah.

Mais l'originalité de «Wooby» - «Woo» fait référence au web et «by» est la contraction de Bouygues - tient à deux autres fonctionnalités. La première est le profilage. Le principe : l'intranaute consulte ce qu'il est autorisé à consulter. Concrètement, après authentification du salarié via son login, le système, qui puise dans la base de données SAP, «récupère» les différentes communautés dont l'utilisateur fait partie et pousse ce dernier vers les applications dont il a réellement besoin pour travailler.

La seconde «trouvaille» des équipes Bouygues Telecom est la personnalisation du portail. L'idée consiste, ici, à permettre au salarié de sélectionner des «portlets» (modules grâce auxquels l'intranaute dispose, dans la même fenêtre, d'un accès centralisé à différentes ressources et modifie l'interface du portail selon ses besoins) qui lui sont nécessaires dans son travail. « Il s'agit, précise Sarah Alezrah, d'une personnalisation partielle, car il y a des fenêtres obligatoires telles que l'information transversale à l'entreprise. » Environ 30 % des salariés ont personnalisé l'intranet.

L'autre grande nouveauté pour «Wooby» est la prise en compte de la mobilité via i-mode, l'Internet de poche de Bouygues Telecom. Sur un total de 7 400 salariés, 5 500 en sont aujourd'hui équipés. « En 2003, explique la responsable de l'intranet, il était permis d'accéder à l'annuaire et à la messagerie depuis i-mode. Depuis juin, i-mode est le reflet de notre portail. Bien sûr, nous avons privilégié les services qui étaient les plus utiles aux salariés en situation de nomadisme. Par exemple, ils peuvent non seulement consulter leur solde de jours de congés et de RTT, mais, dans un avenir proche, ils effectueront également des opérations à distance. »

L'i-mode étant un produit grand public, la principale difficulté pour Bouygues Telecom a porté sur la sécurisation. L'astuce a consisté à mettre au point un système de reconnaissance automatique du numéro permettant d'être certain qu'il s'agit d'un collaborateur qui se connecte au portail de l'entreprise depuis son téléphone portable. De plus, les équipes informatiques ont conçu un sas supplémentaire de sécurisation des données hébergées.

Pour le lancement de son portail, l'entreprise a mis l'accent sur la conduite du changement. Une version pilote de «Wooby» a été testée auprès d'une population représentative de 200 personnes. Bouygues Telecom a, en outre, fait appel à la troupe Théâtre à la carte pour présenter l'intranet aux salariés. Lesquels ont aussi bénéficié d'une visite guidée sur CD-Rom. Enfin, des road shows ont été organisés dans toute l'entreprise.

Résultat : «Wooby» est fréquenté par plus de 5 000 visiteurs par jour. « Auparavant, nous avions un menu unique, alors que, désormais, les plats sont à la carte », résume Sarah Alezrah. Au total, alors que la durée de réalisation du portail a été de huit mois, Bouygues Telecom a investi 130 000 euros dans son portail, dont 35 000 de dépenses internes. Un budget auquel il convient d'ajouter les 50 000 euros destinés à financer le projet mobilité.

Outre de nouveaux univers de consultation, l'équipe intranet travaille actuellement sur des solutions interactives pour les communautés métiers, ainsi que sur la vidéo en streaming (téléchargement par paquets, moins consommateur de ressources).

> Activité : opérateur de téléphonie mobile.

> Effectifs : 7 400 salariés.

> Chiffre d'affaires : 3, 674 milliards d'euros.

> Fréquentation de l'intranet : environ 5 000 visites par jour.