Les semaines se suivent mais ne se ressemblent pas pour les salariés des 102 magasins de la chaîne d'habillement Kiabi. Annoncés trois semaines à l'avance, les temps de travail des vendeuses changent, en effet, tous les sept jours. Sur l'année, ces vendeuses, toutes à temps partiel, retrouvent, par lissage, la base horaire mensuelle contractualisée au moment de leur embauche.

Avant l'arrivée d'une solution informatique de planification, un crédit hebdomadaire de deux heures et demie était accordé à des vendeuses-animatrices. Leur mission : utiliser ce crédit de temps pour prendre en compte et concilier les souhaits de leurs collègues en matière de plage horaire avec le planning théorique proposé par la direction du magasin. Le tout avec du papier et un crayon en guise d'outils. Entre quatre et six animatrices étaient ainsi identifiées dans chaque point de vente.

En avril 2001, la solution d'optimisation des plannings de Manatom (racheté, depuis, par Horoquartz) a commencé à se mettre en place. Fin 2002, 95 % des magasins utilisaient cette solution. De ce fait, le temps dédié à la planification a fondu très rapidement. Le nombre d'animatrices est tombé à deux, voire à un, par magasin. Ces dernières continuent de recueillir «à la main» les souhaits des vendeuses, puis les intègrent dans l'outil de planification qui propose des solutions.

« L'intervention humaine reste indispensable pour optimiser les plannings. Les animatrices sont libres de ne pas suivre les suggestions de la solution. L'outil n'est jamais bloquant à partir du moment où le cadre réglementaire est respecté », explique Dominique Pruvost, le responsable du SIRH.

Simultanément au déploiement de la planification, la solution HR Access se mettait en place dans l'enseigne. Et c'est Manatom, qui ne représentait pourtant que 15 % du budget global de la refonte du SIRH (chiffré à 2 millions d'euros), qui a justifié, à lui seul, le retour sur investissement à dix-huit mois de l'ensemble du projet...

Kiabi a engagé des négociations pour stopper, d'ici à la fin de cette année, la pratique des horaires variables. Cette fois, les animatrices vont bel et bien disparaître. Reste que le moteur de planification va continuer de servir à la direction. Si les plages de travail seront bientôt fixes, l'outil conserve son utilité pour la prise en compte de certains souhaits individuels, comme, par exemple, celui de ne pas vouloir travailler tel jour de la semaine. De même, il va permettre de garantir en permanence une équité dans l'attribution des samedis, un jour très demandé car mieux rémunéré.

Enfin, grâce à sa gestion embarquée des compétences, l'outil de planification va assister la direction des magasins dans la ventilation des activités de la semaine (tri, caisse, accueil...).

Pas question, donc, de jeter aux oubliettes la solution de planification d'Horoquartz. Pour Benoît Valance, responsable de l'administration du personnel de la région Ouest et coordinateur de ce projet, « il est très intéressant d'avoir une vue sur les plannings des magasins à un niveau global tant au niveau des RH que des directeurs opérationnels des régions ».

> Activité : habillement.

> Effectifs : 4 500 salariés, 102 magasins en France.

> Chiffre d'affaires : 600 millions d'euros en 2004.