Chez Onet, spécialiste de la propreté, de la sécurité, de la technologie en milieux extrêmes, de l'intérim et du recrutement, la gestion des RH est décentralisée dans les 300 agences du groupe. Huit cents personnes ont ainsi été formées à l'utilisation d'HR Access (édité par HR Access Fidelity), le nouveau progiciel de gestion de paie et des RH. Il remplace P3 Paie, un outil développé en interne dix ans auparavant. « Son architecture technique était vieillissante, incompatible avec notre informatique évoluant vers une dimension full web, explique Véronique Roux, la DRH. Nous avions aussi des difficultés à gérer correctement les temps et les activités dans un groupe qui doit composer avec 20 conventions collectives et au moins deux fois plus d'accords 35 heures. »

Le nouvel outil est organisé autour de trois modules : gestion administrative du personnel, paie, et gestion des temps et activités. Il est mis en production pour la première fois en juin 2004, avec 2 000 paies réparties sur dix sociétés du groupe. En septembre dernier, 15 000 paies supplémentaires dans dix autres sociétés sont réalisées avec HR Access. En novembre, enfin, 45 000 paies sont traitées avec ce nouvel outil. Coût global du projet : « Plusieurs millions d'euros d'investissement, comprenant, notamment, le renouvellement du matériel informatique », indique Véronique Roux. Pour assister les nouveaux utilisateurs, un programme de formation interne spécifique, chiffré à 750 000 euros, est mis en place. « Deux ans auparavant, nous avions déployé un logiciel de gestion comptable. Entièrement sous-traitée, la formation avait quelque peu manqué d'une dimension culture métier. Cette fois-ci, nous avons opté pour des formations en binôme où le formateur de l'éditeur travaille avec un formateur Onet. »

Plus de 20 formateurs Onet ont participé au déploiement. Les premiers formés ont été les membres de l'équipe en charge du projet, composée d'une quinzaine de personnes issues de la DRH et de la DSI. Après huit jours de formation, ils ont eux-mêmes formé les responsables administratifs des régions. « Puis, dans chacune d'elles, deux ou trois agences ont été désignées comme pilotes. Elles ont testé l'outil en amont et traité les paies en double afin de sécuriser l'outil », explique Véronique Roux.

Trois autres modules ont été conçus et dispensés : un module de cinq jours pour les 450 assistantes administratives des agences chargées de la gestion de la paie et la gestion administrative ; un autre de deux jours destiné aux 180 agents de maîtrise et d'exploitation qui gèrent les temps et les activités ; et, enfin, une journée de «sensibilisation» pour les 240 responsables d'agence. Total : 2 682 jours de formation, soit 20 000 heures, soit 16 % du nombre d'heures de formation délivrées, chaque année, chez Onet.