Planifier les horaires du personnel : un vrai casse-tête dans l'univers de la restauration. Filiale du groupe Auchan, Agapes compte 16 000 salariés répartis dans quelque 350 restaurants, sous les enseignes Flunch, Pizza Paï ou Amarine. Dans le secteur des métiers de bouche, la main-d'oeuvre représente le principal poste de coût : les décisions de planification peuvent ainsi engendrer des dépenses considérables. « Début 2004, nous avons mis à disposition des managers un outil d'aide à l'optimisation des temps et d'amélioration de la productivité », explique Yves Degardin, responsable informatique qui a participé au choix du logiciel.

Avant sa mise en place, les managers créaient leur planning sur papier ou sur Excel. En ajustant au mieux les effectifs aux flux de clientèle, l'outil devait permettre de résoudre les difficultés liées aux modifications constantes de plannings. Il devait aussi améliorer la connaissance et la maîtrise des pics de fréquentation et de la masse salariale afférente. En diminuant le nombre d'heures perdues ou mal effectuées, notamment les heures supplémentaires, le système devait aussi avoir une incidence positive sur le chiffre d'affaires.

Afin de concilier automatisation et équité, la planification reste en partie manuelle. « Il s'agit de trouver le bon compromis entre le tout-automatique et la connaissance indispensable qu'a le manager de son métier et de sa clientèle », note Yves Degardin. Avec près de 300 types de contrat différent, les règles d'écrêtage (élimination des heures effectuées au-delà du nombre d'heures officielles augmenté des heures «reportables») sont très complexes et diverses : bien souvent, elles reposent sur des accords tacites entre le manager et le salarié, tel collaborateur préférant ne pas travailler tel ou tel jour. Le logiciel permet d'intégrer ces souhaits, tout en gérant les compétences.

Pour Agapes, le choix de la solution Equitime, de l'éditeur grenoblois éponyme, ne s'imposait pas d'emblée. Au final, sa simplicité d'utilisation et sa convivialité ont pesé dans la balance. Un choix conforté côté utilisateurs : « Les grilles et les trames, qui me permettent d'établir des prévisions horaires, en font un logiciel complet et très facile à utiliser, commente Cédric Gosselin, manager du restaurant Flunch de Dury, dans le Pas-de-Calais. Avant Equitime, je concevais un planning pour 75 employés en quatre heures et demie, voire cinq heures. Aujourd'hui, je gagne une heure de préparation et je dispose d'une vue d'ensemble sur tous les compteurs : cela me permet de prévoir longtemps à l'avance les congés et les absences, tout en tenant compte des souhaits des collaborateurs. » Seul bémol : la lenteur des temps de réponse de l'outil, qu'Equitime promet d'améliorer dans une prochaine version.