La construction d'un centre de traitement des eaux implique une équipe projet composée de 35 à 40 personnes sur une période de trois ans, pendant laquelle des volumes importants d'information vont faire des allers-retours entre le siège (les études) et le personnel en charge des réalisations. C'est avec la volonté de permettre aux équipes projets de toujours travailler sur des documents à jour que la direction des systèmes d'information propose la solution Livelink (Open Text) depuis maintenant trois ans.

Dix projets, soit 25 % des missions en cours, sont, aujourd'hui, pilotés à travers cette solution collaborative. Fini le temps des documents par mail et des plans de chantier envoyés par la poste. Concrètement, chaque espace dédié à un projet capitalise et structure les informations sur un modèle commun. La circulation des différentes catégories de documents fait l'objet de processus de validation et d'enrichissement successifs. Le suivi des tâches s'effectue au travers de l'espace. A tout moment, le chef de projet sait qui a travaillé sur un document, qui l'a consulté, et quand...

« Au cours des formations, nous sommes très transparents sur la traçabilité induite par ces espaces. Il s'agit d'expliquer que celle-ci permet de gagner du temps et de limiter les erreurs. C'est un moyen de pilotage très apprécié par les responsables d'affaires », souligne Otmane Ait Bahajji, en charge des projets e-collaboration chez Degrémont. L'outil va dans le sens d'une plus grande implication des différents membres d'une équipe projet, en permettant à chacun de mieux percevoir les conséquences de ses actions.

« Certains responsables d'affaires accordent à leurs équipes le droit d'accéder à beaucoup d'informations comme, par exemple, les états de suivi financier. Offrir une telle vision globale participe à renforcer l'implication de l'équipe », note Otmane Ait Bahajji. Libre à chaque chef de projet de décider des droits d'accès qu'il entend accorder aux différents membres de son équipe. Environ 50 % des responsables d'affaires, surtout les plus jeunes, se montrent enclins à jouer la carte de l'ouverture. Les espaces de collaboration auraient permis de réaliser entre 5 % et 10 % de gains de productivité, tout en améliorant la qualité des processus.

L'équipe e-collaboration travaille, actuellement, à un rapprochement avec la DRH. En fonction de la nature du projet, la solution mettra automatiquement à jour, dans des fiches individuelles, les compétences des salariés impliqués. Un prototype est en cours de développement. Il sera temps, ensuite, de faire le pont entre la gestion de projet et la capitalisation des connaissances.R. H.

>Activité : construction d'usines de traitement des eaux.

>Effectifs : 3 200 salariés.

>Chiffre d'affaires : 918 millions d'euros en 2002.