En 2002, Documentum, l'un des poids lourds de la gestion électronique de documents (GED) rachetait e-Room, un éditeur spécialisé dans la conception d'espaces collaboratifs. Un rapprochement logique. Tandis que les éditeurs de GED sont historiquement spécialisés dans la conservation et la circulation des documents officiels, les éditeurs de solutions collaboratives proposent, quant à eux, des fonctions visant à enrichir, modifier, archiver ou supprimer des documents libres. Lesquels peuvent, ensuite, alimenter le système de GED. L'ensemble des acteurs de la GED (Filenet, OpenText) déclinent, ainsi, des offres collaboratives pour permettre à des entreprises de multiplier les espaces d'échange de documents. Les éditeurs de portails, tels que Plumtree ou Hummingbird, proposent, eux aussi, la création d'espaces collaboratifs.

« Un tiers de notre chiffre d'affaires 2003 a été généré par e-Room », indique Pierre Bernassau, directeur marketing Europe du Sud de Documentum. La rapidité de déploiement des solutions collaboratives se révèle essentielle. Pas moins de 300 espaces de travail reposant sur e-Room ont ainsi été ouverts pour accompagner l'intégration du Crédit Lyonnais par le Crédit agricole. Rhodia en compte près de 450 ! Certains correspondent à des communautés d'intérêts transversales (finance, ressources humaines), tandis que d'autres hébergent des équipes projets.

En moins de 24 heures, un espace e-Room relativement standardisé peut être paramétré et mis à disposition d'une communauté. « Auparavant, l'émetteur d'un document le conservait dans son disque dur et le partageait selon son bon vouloir. Le simple fait de publier ce même document dans un espace partagé et d'accepter que celui-ci puisse évoluer dans une dynamique collective traduit un changement majeur de comportement », explique Fabrice Fourcot, responsable des outils collaboratifs au sein de la division e-business de Rhodia.

Sur leur portail collaboratif, la solution de réunion virtuelle (PlaceWare de Microsoft ) est également proposée. En moyenne 350 «web conférences» se tiennent chaque mois chez Rhodia. Sur les 4 500 cadres du groupe, 1 600 utilisent ces deux types d'outils. « Il n'y a aucune obligation, mais un volume critique d'utilisateurs ont compris l'intérêt de travailler ensemble avec ces outils », précise Fabrice Fourcot.

Chez Air Liquide, où le logiciel Livelink d'Open Text est en phase de déploiement, la formule de la réunion virtuelle en temps réel est également de mise. En septembre dernier, 300 réunions utilisant la solution WebEx se sont tenues (lire l'encadré p. 18). Neuf cents personnes y ont participé en utilisant des fonctions aussi diverses que la conférence téléphonique, le chat, les sondages et l'indispensable tableau blanc permettant de partager, annoter un document à plusieurs et en temps réel. Le tout avec la possibilité d'enregistrer l'ensemble des échanges. « La durée moyenne d'une réunion est d'une heure. La conférence virtuelle permet d'éviter des déplacements inutiles et de réduire ainsi les coûts associés. C'est aussi le moyen de multiplier les réunions sans contraintes », estime Jean-François Petrignani, responsable e-business du projet intranet/internet du groupe Air Liquide.

Les solutions axées sur la visioconférence ont, en revanche, du mal à décoller. Les raisons : encore trop de lourdeurs techniques, un coût élevé et, surtout, la remise en question de la valeur ajoutée de l'image dans les échanges d'informations.

Chez Cegetel, 35 000 documents se trouvent, aujourd'hui, stockés dans une solution de gestion électronique de documents (GED). « Elle ne répondait pas au besoin de partage exprimé par les utilisateurs », avance Fabrice Trouvé, responsable intranet. Depuis fin 2003, une soixantaine d'espaces de collaboration, reposant sur la solution Mayetic, ont été déployés pour aider à la conduite des projets. L'occasion de réduire le nombre de fichiers attachés échangés par mail et d'alléger ainsi la charge sur l'intranet.

Dans ces espaces, les usages tournent essentiellement autour des documents. « Les fonctions de discussion ne sont pas utilisées », remarque Fabrice Trouvé. Aujourd'hui, il apparaît que les espaces collaboratifs de Mayetic atteignent leurs limites quand il s'agit de gérer des groupes de plus de 50 utilisateurs.

Une mise en appétit pour des utilisateurs qui demandent, désormais, une solution permettant d'associer des mécanismes plus évolués de coordination des tâches (workflow), de GED et de suivi de projets. Face à l'expression de ces besoins, l'intranet du groupe Cegetel va être refondu pour s'orienter vers une solution de GED collaborative.

«Invitez 100 personnes demain dans votre bureau». C'est avec ce slogan que la cellule e-business d'Air Liquide a lancé sa campagne de communication pour convaincre les managers d'utiliser WebEx, la solution de réunion virtuelle.

Près de 1 000 cadres ont, à ce jour, demandé une habilitation pour lancer ces réunions à distance, tandis que 300 ont utilisé la solution proposée. Pour atteindre un volume critique d'utilisateurs, une newsletter a été adressée à toutes les personnes habilitées. Les utilisateurs les plus fervents sont récompensés par des voyages, en partie sponsorisés par l'éditeur. Un cadre canadien est actuellement en tête du challenge. En l'espace de neuf mois, celui-ci a organisé pas moins de 100 conférences sur WebEx.

Pour Jean-François Petrignani, responsable e-business du projet intranet/internet d'Air Liquide, « le travail d'accompagnement est essentiel. Il faut convaincre les salariés de faire le premier pas en s'appuyant sur des relais. Une fois démystifié, l'outil ne pose plus de problème. Petit à petit, les gens utilisent des fonctions avancées comme l'enregistrement, les sondages ».