Utilité de l'intranet pour le management et les salariés, système RH automatisé et transparence de l'information, tels sont, selon le jury du Prix Intranet 2004, les principaux atouts de l'intranet d'Euroclear, une centrale de règlement/livraison, dépositaire de titres français. Cette «mention spéciale» montre, en tout cas, qu'une PME de 395 salariés peut, en matière de nouvelles technologies, rivaliser avec les plus grands. Voire les surclasser. Seules conditions : bien cibler ses applications, en tenant compte des besoins réels des utilisateurs, et pouvoir compter sur le soutien sans faille de sa direction générale. « Il aurait été vain de présenter à notre direction des promesses de retour sur investissement, toujours très difficile à calculer. C'est d'ailleurs souvent le meilleur moyen d'enterrer un projet. L'idée était plutôt de démontrer qu'en mettant à la disposition des managers et des salariés des outils innovants et pragmatiques, ceux-ci gagneraient en efficacité et que la communication en serait facilitée », soulève Sylvain Pouyet, chef de projet informatique de l'intranet «Euroclear France».

Avec plus de 16 000 connexions mensuelles et quelque 550 visiteurs reconnus chaque jour, l'intranet de cette société (ex-Sicovam), rachetée par le belge Euroclear en 2001, fait, aujourd'hui, un tabac. La raison de cet engouement ? « Très simple, répond Eric Duflot, responsable du service intranet, c'est devenu un outil de travail indispensable. »

Opérationnel depuis janvier 2001, il s'adresse à tous les personnels d'Euroclear en France, y compris ceux en CDD et en contrat d'apprentissage, ainsi qu'à certains prestataires extérieurs. L'idée de départ d'Euroclear était de proposer des services à ses managers, en puisant dans les données d'Orhus, son SIRH, installé en 2000. Avec le soutien de CA2i, l'éditeur du progiciel de GRH, sont mis successivement en ligne, fin 2000, le «site manager» et le «dossier personnel» des salariés. L'intranet corporate naît, logiquement, dans la foulée de ces deux réalisations.

Le «site manager» se présente comme un outil de pilotage, permettant aux responsables d'encadrement d'accéder à une somme d'informations sur leurs collaborateurs (historique des rémunérations, des affectations, renseignements personnels, contrats de travail, formations suivies, évaluation, gestion des temps, etc.).

Le «dossier personnel» reprend l'architecture générale du «site manager», pour la consultation des informations personnelles des salariés. Deux briques qui ont permis d'alléger le travail des responsables RH. « Nous avons, par exemple, constaté une baisse très significative des appels téléphoniques à la DRH et une diminution importante des documents papier », observe Eric Duflot.

Mais, cet intranet, qui peut être personnalisé par ses utilisateurs, héberge, également, bien d'autres fonctionnalités, comme un workflow de gestion des demandes (de congés, de matériels bureautiques et logiciels, de formulaires RH, de réservation de CD à la sonothèque, de création de petites annonces...) ou un outil dédié à la validation des factures.

Tout aussi pertinente, la présence d'un moteur de recherche permettant à un intranaute de retrouver une information par un mot clé ou une date de publication. Chaque salarié autorisé a, en effet, la possibilité d'alimenter l'intranet et de classer une information (note interne, tableau de bord, compte rendu de réunion) dans trois rubriques distinctes (news, archives et documents de référence), l'équipe intranet, composée actuellement de deux webmasters, ayant le dernier mot sur la publication finale sur la home page. La navigation sur le site est, quant à elle, facilitée par une ergonomie simplifiée et un design épuré. « Tout au long du projet, nous avons accompagné les salariés. A chaque nouvelle application, il y a eu une présentation et une formation ou un guide d'utilisation. Aussi, nous avons constitué un club des correspondants intranet, chargés de faire remonter les informations et de proposer de nouvelles idées », explique Eric Duflot.

Euroclear a, au total, consacré un budget de 500 000 euros à son intranet. Les perspectives de développement portent, actuellement, sur un outil de suivi des mouvements de personnel, la mise en place d'un processus d'évaluation et de révision salariale, un gestionnaire de demandes de paiement des heures supplémentaires et des astreintes.

>Activité : dépositaire national de titres.

>Effectifs : 395 salariés.

>«Euroclear France» : 16 234 connexions/mois.

>Chiffre d'affaires : 117 millions d'euros, en 2002.