«Des sociétés où trois personnes gèrent 3 000 paies qui varient toutes de mois en mois, il ne doit pas y en avoir beaucoup. » Pour Christian Lehr, Pdg de Viadom, le service Audiotel, installé depuis le début d'année, apporte la réponse à l'aspect le plus complexe de sa GRH : chaque mois, le siège de Mulhouse transforme en fiches de paie les informations que lui communiquent les 3 000 coiffeuses à domicile, rémunérées en fonction de leur activité - environ 1 500 équivalents temps plein - et salariées par 23 filiales régionales réparties sur toute la France. Or, la transmission papier de ce rapport d'activité devenait ingérable, compte tenu de l'accroissement des effectifs. « Il générait alourdissement des tâches administratives et risques d'erreurs dans la saisie. Sans compter les retards d'acheminement postaux qui nous faisaient parvenir une partie des comptes rendus après le 10 du mois, quand les paies étaient clôturées », indique Christian Lehr.

Jugé par le dirigeant comme un mode oral bien adapté à son public, l'Audiotel a été préféré à Internet. « Fin 2003, seules 500 personnes étaient équipées d'un ordinateur, dont 300 dotées d'une adresse électronique », rappelle-t-il. C'est donc par téléphone et via un numéro spécial que chaque coiffeuse communique, entre le 28 du mois et le 5 du mois suivant, les éléments de son compte rendu : nombre de clients, temps de travail, recettes et frais annexes. Elle s'identifie par un matricule et un code personnel. « Le tout lui prend une minute et demie », observe Christian Lehr.

Les informations sont recueillies par le strasbourgeois SDV, développeur de cet audiotel. Elles reviennent à l'employeur par l'EDI (échange de données informatisées) et passent à la moulinette du logiciel Navision 3.60 : celui-ci détecte les éventuelles incohérences (telle une forte variation des recettes d'un mois à l'autre) et assure l'interface avec le logiciel de paie Sage. « Il n'y a aucune ressaisie. L'ordre de virement peut être lancé deux heures après la réception des données », ajoute Valérie Schneider, directrice administrative de Viadom.

Navision, un progiciel repris par Microsoft, a été adapté par le consultant informatique mulhousien Capvision, « à partir de ses fonctions classiques de gestion de commande-client », précise son responsable, Régis Bugnon. L'investissement de 75 000 euros recouvre le basculement informatique intégral de Viadom sous Navision, un choix indépendant de celui d'Audiotel, dont le coût direct est, lui, évalué à 1 500 euros. Les canaux Internet et intranet demeurent, cependant, l'objectif à terme, dès que sera atteint un degré d'équipement suffisant, que Christian Lehr situe à un peu plus de 1 000 personnes.