«La refonte de notre SIRH est un projet commun au Cnous et aux Crous, explique Christiane Gaudichet, sous-directrice des ressources humaines du Cnous, à Paris. Nous voulions nous équiper d'un logiciel capable de traiter l'ensemble des fonctions RH. » Etablissements publics administratifs, Cnous et Crous ont pour mission d'améliorer les conditions de vie des étudiants de l'enseignement supérieur. Le Cnous coordonne les prestations sociales en liaison avec les 28 Crous, répartis sur toute la France, qui gèrent les restaurants et les résidences universitaires et emploient quelque 13 000 collaborateurs.

« Notre ancien SIRH ne permettait de gérer que la paie. Le nouvel outil prendra en compte l'administration du personnel, individuelle et collective : notation, ancienneté, gestion prévisionnelle, gestion du temps et des formations... » Cnous et Crous souhaitaient aussi disposer d'un outil homogène leur permettant de partager des indicateurs communs.

La solution Pléiades de l'éditeur Sopra a été retenue : « Elle permet une couverture fonctionnelle conforme aux objectifs et une capacité de déploiement dans les unités de gestion, restaurants et résidences universitaires. » Parmi les autres critères de choix, l'ergonomie et l'automaticité du traitement de la paie : « Le logiciel intègre le respect de la réglementation. Par ailleurs, nous gagnons en sécurité grâce à la possibilité de définir des profils d'utilisateurs. »

Depuis le début de l'année, les modules administration du personnel, paie et gestion des absences ont été déployés sur tous les sites. Quelque 150 opérationnels et une trentaine d'informaticiens ont été formés. « La prise en main du logiciel n'a pas été évidente. L'apprentissage a été assez long », constate Christiane Gaudichet. Restent aussi quelques mises au point à opérer : « Les Crous gèrent de nombreux contrats de courte durée. Or, des anomalies persistent encore dans le traitement des CDD et des congés maladie. » En cours d'installation, le module de gestion collective sera suivi de l'outil d'administration des postes, au dernier trimestre 2004. Le traitement des compétences, des temps et des formations viendra ensuite.

Afin de faciliter l'appropriation du logiciel, un outil de communication pour les DRH du réseau a été mis en place. « Le Cnous et Sopra ont mis en place une cellule d'assistance mixte avec cinq équivalents temps plein », note Christiane Gaudichet. Constituée d'experts fonctionnels et techniques, cette structure assure l'aide aux utilisateurs. Depuis le début d'année, elle a, ainsi, traité plus de 3 000 fiches d'anomalies.

Le budget total consacré au projet s'élève à 2,327 millions d'euros TTC, dont 712 000 euros affectés au contrat de maintenance.