L'externalisation de la paie n'est pas une pratique nouvelle chez R. Bourgeois. Elle date de dix-sept ans, lorsque Danielle Le Port est arrivée à la DRH de cette entreprise industrielle du Doubs.

Depuis, les prestataires ont changé, mais l'approche est restée la même. « Il s'agit toujours de bénéficier du traitement de la paie de nos salariés sans qu'il soit nécessaire, en interne, de réserver du personnel à cette tâche, de s'équiper de tout un matériel spécialisé, mais aussi de subir les désagréments liés, à la fois, à la maintenance du système, aux changements de paramétrages et aux problèmes d'édition des bulletins. Tout cela occupe tellement de temps ! », explique cette dernière. Ce qui ne l'empêche pas de garder la mainmise sur certaines procédures : « Un postulat de base qui a toujours précédé la signature d'un contrat avec les différents prestataires. »

Ainsi, les diverses primes "maison", les augmentations, les changements opérés dans la convention collective (celle de la métallurgie du Doubs), l'arrivée et le départ de salariés ou encore l'absentéisme restent dans l'escarcelle de la DRH. « En revanche, je sous-traite tout ce qui a trait à la veille légale », précise Danielle Le Port. Au final, cette externalisation économise un poste au service RH, qui compte, au total, deux salariés.

Aujourd'hui, et depuis 1999, R. Bourgeois travaille avec Cegedim SRH, « parce qu'il était précurseur dans le passage à l'euro », souligne cette DRH à la recherche, à l'époque, d'un système « facile d'approche, convivial et réactif ». Mais, aussi, capable de permettre à l'entreprise de tendre vers le zéro papier. Après plusieurs rencontres avec un ingénieur chargé du paramétrage, de l'automatisation de certaines tâches restées longtemps manuelles et de la rédaction du cahier des charges, mais également après la formation de Danielle Le Port au système, le produit du groupe Cegedim était en place.

Restait à le tester grandeur nature. Pour cela, il a cohabité, pendant un mois, avec celui de l'ancien prestataire. « Au total, son installation et sa mise en oeuvre ont nécessité près de trois mois. » Depuis, le changement de la moindre donnée est traité quasi simultanément à la demande de la DRH. Une liaison mensuelle entre l'entreprise et l'ingénieur référent du sous-traitant est d'ailleurs prévue pour l'actualisation éventuelle de ces données. Autre propriété très appréciée du système : la possibilité d'accéder aux archives des bulletins de paie et des événements concernant les salariés.

Au gestionnaire de paie, R. Bourgeois a intégré un outil de gestion en ligne des temps de travail, paramétré par Danielle Le Port. « Il tient compte, quotidiennement, du programme des cadres qui ne badgent pas, c'est-à-dire de leur présence, de leurs absences ou de leurs déplacements. Il centralise, aussi, les informations de l'ensemble du personnel et permet, d'une part, au service RH ainsi qu'à l'encadrement, de disposer d'un planning pour la gestion prévisionnelle des absences et, d'autre part, aux salariés de connaître, au jour le jour, le décompte de leurs congés sans devoir attendre la fin du mois et leur bulletin de paie. »

Prochainement, les informations relatives à la paie, actuellement transmises par modem, emprunteront les voies du web, pour encore plus d'interactivité et de convivialité. Deux qualités jugées incontournables par la DRH.

> Activité : tôlerie et outillage de précision.

> Effectifs : 530 salariés.

> Chiffre d'affaires : 99,5 millions d'euros en 2003.

> Tâche externalisée : l'administration du personnel (gestion des paies et des temps de travail).