Il y a un an, la direction des ressources humaines de Caixa Bank (400 salariés, 350 en 2003) était en plein questionnement. La société, alors en phase de croissance, souhaitait devenir, à très court terme, la banque de référence pour les particuliers.

« Une telle ambition suppose, au préalable, la mise en place d'une organisation flexible et parfaitement huilée », explique Louis-Michel Nivôse, le DRH. Ce qui n'est pas sans conséquences pour la fonction RH, alors guère organisée pour devenir force de proposition dans ces nouvelles orientations stratégiques. « A l'époque, en effet, elle se résumait à l'administration du personnel. Une tâche qui occupait un responsable, à quelques mois de la retraite, et deux gestionnaires de paie. Il fallait créer un nouvel ensemble, davantage centré sur le coeur de métier et dépensant son temps et son énergie sur des missions à forte valeur ajoutée », souligne le DRH.

Plus question, donc, de donner autant d'importance à ces missions d'administration du personnel. Pour autant, cette fonction réclame une haute technicité. C'est alors que Louis-Michel Nivôse a décidé de la confier à des spécialistes, via l'externalisation. « Nous collaborions déjà avec ADP-GSI, car nous utilisions son moteur de paie ; il s'agissait simplement d'enrichir notre partenariat, via son produit d'externalisation Z@dig. »

L'occasion était alors trop belle de revoir l'ensemble du processus de paie. Et pour cause ! « Nos paramétrages restaient inchangés depuis des années. » Il était donc temps de dépoussiérer le tout, d'autant qu'en étudiant de près les quelque 350 bulletins de paie édités chaque mois, le DRH a constaté de l'existence de primes obsolètes et de remboursements de frais de transport des plus aléatoires.

« Ces différences de traitement posaient un problème d'équité. Avec ADP-GSI, nous nous sommes alors retrouvés, dès mai 2003, lors de réunions de travail hebdomadaires, au cours desquelles nous avons étudié, ligne par ligne, les feuilles de paie. » Au prestataire, ensuite, de travailler sur les nouveaux paramétrages et de réaliser les tests selon les rubriques.

Restait, aussi, à ce stade, à anticiper de prochains changements, impactant directement la rémunération des salariés. Et ils étaient de taille. En effet, Caixa Bank venait de conclure un accord sur l'épargne salariale et sur la prévoyance et de renégocier son accord 35 heures.

Ce dernier, contrairement au précédent, signé en 1999, différenciait davantage les catégories de personnel, en particulier les cadres autonomes et le personnel commercial itinérant. « Ce traitement nous obligeait à qualifier parfaitement la présence et les absences des collaborateurs, selon qu'elles correspondaient à la prise de RTT ou de congés payés, ce qui n'était, jusqu'alors, pas le cas », précise Louis-Michel Nivôse.

Le processus collaboratif proposé par le prestataire en matière de gestion des temps a donc aussi été adopté. « Plutôt que d'envoyer les demandes de congés à ADP-GSI, les salariés les remplissent en ligne, les valident auprès de leur hiérarchie et les envoient », détaille le DRH, qui avait prévu, avant la mise en route de ce système, la distribution d'un guide d'utilisation aux salariés, ainsi que la mise à disposition d'une hot line. Chacun gère, ainsi, ses absences, hors congés maladie. « Les managers, directement consultés, s'impliquent sur le temps de présence de leurs collaborateurs. Quant à ces derniers, ils disposent en temps réel des soldes de congés des membres de leur équipe. » Un suivi simple et pratique, en place depuis dix mois, qui ne nécessite plus trois postes à temps complet comme auparavant.

La DRH ne s'est pas, pour autant, allégée. Aux côtés du DRH, Caixa Bank compte, désormais, un adjoint, un chargé du recrutement et un responsable formation. Les anciens gestionnaires de paie, pour leur part, se partagent la gestion des personnels du siège et des agences.

Avec une facture annuelle ADP-GSI de 180 000 euros, l'externalisation n'a produit ni gain ni perte. Car le bénéfice est, en fait, qualitatif. « Elle a permis d'optimiser la cohérence des processus et du reporting nécessaires pour accompagner le plan d'expansion de notre société. »

Activité : services bancaires (50 agences en France et 700 000 clients).

> Effectifs : 400 salariés.

> Chiffre d'affaires : 126 millions d'euros en 2003.

> Tâche externalisée : l'administration du personnel (gestion de la paie et des temps de travail).