Mobilisation générale autour du KM

Lorsqu'un projet de management des connaissances est sponsorisé au plus haut niveau de l'entreprise, tout est plus simple pour les personnes en charge de sa mise en oeuvre. C'est ce qu'est en train d'expérimenter Jacques Vaudelin, responsable du centre de documentation scientifique et techni- que de l'Ineris et chef de projet knowledge management (KM). Placé sous la tutelle du ministère de l'Ecologie et du Développement durable, cet Epic (établissement public à caractère industriel et commercial) emploie 500 personnes, dont 250 chercheurs et ingénieurs.

Leur mission ? Evaluer et prévenir les risques industriels. A ce titre, l'Ineris (Institut national de l'environnement industriel et des risques) intervient à la fois en appui des politiques publiques (réglementations techniques, normes, certification, etc.), développe des programmes de recherche au niveau européen, et travaille pour le compte d'entreprises industrielles privées dans le cadre de missions ponctuelles.

Des champs d'expertises variés, des partenaires pluriels, s'ajoutant à une difficulté, pour la communauté scientifique de l'Ineris, de gérer et de partager ses savoirs... Face à ces constats, la direction a engagé, en 2001 une démarche de KM. « Dès le départ, celle-ci a été fortement relayée par les directions opérationnelles de l'établissement », souligne Jac- ques Vaudelin.

S'inscrivant dans le cadre du schéma directeur "information et technique" de l'Ineris, le projet poursuit plusieurs objectifs : accroître l'efficacité des ingénieurs et chercheurs ; capitaliser la connaissance et la diffuser à l'ensemble des acteurs de l'Epic ; optimiser et fiabiliser les ressources informationnelles ; gérer les documents (quelque 6 000 documents internes et plus de 13 000 externes) ; pallier la perte de la connaissance générée par des départs ou des mutations de salariés détenant des savoirs clés.

Suite à une enquête de faisabilité et à un appel d'offres européen, l'Ineris retient la solution Verity K2 Enterprise de Verity, en partenariat avec l'intégrateur Sword. Un cabinet de conseil, Favre Consulting, est également sélectionné. « Le projet a été officiellement lancé début 2002, indique Jacques Vaudelin. Nous avons constitué un comité de pilotage comprenant le chef de projet, le consultant, des représentants d'utilisateurs, un responsable de chez Sword, et trois membres issus des directions opérationnelles. »

La solution, testée pour la première fois l'été dernier, repose sur un intranet semi-ouvert, le système gérant plusieurs niveaux de confidentialité. « Par exemple, explique le responsable de projet, un stagiaire n'y a pas accès. De plus, l'Ineris passe, avec certaines entreprises, des clauses de confidentialité. » En direction de ses partenaires extérieurs, l'Ineris n'a pas fait le choix d'un extranet pour des raisons évidentes de sécurité informatique. Les connaissances et les informations sont gravées sur des CD-Rom. « Le mode opératoire permettant d'accéder à la connaissance est défini par les directions opérationnelles, de même que la méthodologie retenue pour alimenter la base des savoirs. Généralement, celui qui met à jour une information ou publie une nouvelle connaissance est responsable de son contenu », ajoute Jacques Vaudelin.

Pour ce dernier, le partage de la connaissance a été favorisé par le caractère transversal du projet, répondant, en outre, à une demande des scientifiques, qui n'en pouvaient plus de réinventer la roue. Autre facteur de succès : le travail mené par la DRH en matière de communication interne, via, notamment, la publication de flashs d'information routés sur l'intranet.

Par ailleurs, contrairement à d'autres entreprises qui expérimentent le knowledge management, l'Ineris a bénéficié des apports de son unité REX, un service entièrement consacré aux retours d'expérience. « C'est un outil formidable pour capitaliser sur les connaissances tacites et les bonnes pratiques. Les grilles de lecture étant déjà en place, il ne restait plus qu'à capturer les savoirs », soulève Jacques Vaudelin. Actuellement en phase de déploiement, le projet suscite, selon le "KM manager", des retours po- sitifs chez les utilisateurs. L'Ineris devrait investir environ 400 000 euros dans cette opération.