Inciter les 3 800 salariés de l'administration centrale de l'Education nationale à se greffer régulièrement sur l'intranet, telle était, initialement, l'ambition que s'était fixée Bernard Tandeau, directeur de projet intranet au ministère de la Jeunesse, de l'Education nationale et de la Recherche. Pour y arriver, celui-ci est parti en quête d'une application dynamique, utile et, surtout, simple d'utilisation, de manière à convertir sans peine les agents à la pratique de l'intranet. « Nous nous sommes rapidement tournés vers un logiciel de gestion des congés, d'autant que la mise en place des 35 heures, au 1er janvier 2002, allait sérieusement compliquer le suivi administratif », explique-t-il.

Après une veille rapide sur les outils existants, Bernard Tandeau tombe sur WebRTT, développé par la PME Lucca. Il est séduit par ce produit très ergonomique, et décision est prise de le tester pendant un an au sein de deux sous-directions sur un échantillon d'environ 100 personnes. Durant cette période, les utilisateurs sont invités à faire part de leurs remarques sur un forum.

Fin 2001, le test s'avère concluant. La direction de l'administration centrale décide alors de lancer un appel d'offres afin d'étendre la démarche à l'ensemble du personnel. Sélectionnées par un groupe de travail réunissant des utilisateurs et des membres de la DRH, deux solutions se qualifient pour la finale, dont celle de Lucca, définitivement retenue fin 2002 pour un budget global de 80 000 euros. « L'atout numéro 1 de ce logiciel est sa convivialité, remarque Bernard Tandeau. En un clin d'oeil, la personne peut visualiser sa situation. La procédure de validation des demandes de congés est très souple. Le manager a, lui aussi, une vision claire sur l'ensemble de ses équipes. Quant à la DRH, elle dispose, désormais, de statistiques intéressantes sur la manière dont les agents prennent leurs congés. »

Pour le déploiement, qui a commencé début 2003 et s'est achevé en avril dernier, 40 administrateurs ont été formés ainsi que 250 secrétaires, appelées à effectuer les corrections sur l'outil et à jouer le rôle d'ambassadrices auprès des agents. Pour ceux qui ne disposent pas de PC, des postes en accès libre ont été installés. Car, aujourd'hui, le passage par WebRTT est devenu la norme pour qui veut déposer ses congés. Seuls quelques réfractaires ont encore recours au papier. Reste qu'après six mois d'exploitation, le bilan est, selon Bernard Tandeau, largement positif. Une démarche similaire est d'ailleurs en train d'être adoptée par l'académie de Rennes. Quant à l'administration centrale, elle projette de mettre en ligne les dossiers administratifs de ses collaborateurs, ainsi que de développer l'e-learning.