Nia France externalise la gestion de sa paie depuis octobre 2001. Ce choix s'est, au départ, imposé à la filiale hexagonale de la multinationale finlandaise de télécommunications. Le groupe souhaitait recentrer la gestion des ressources humaines sur son coeur de métier. Chaque DRH devait se délester de la partie administrative de son travail et des tâches répétitives, donc facilement automatisables, pour les confier à un prestataire extérieur.

Après plus d'un an d'utilisation, pour environ 400 salariés, la responsable paie et personnel de Nia France, Joëlle Pinloche, est satisfaite de cette nouvelle organisation.

La mise en place de l'externalisation a cependant nécessité méthode et rigueur. « Il est fondamental de choisir un partenaire extérieur adapté à ses besoins, compétent sur l'outil informatique et au fait de la façon dont l'entreprise gère son information, confie Joëlle Pinloche. Autre élément essentiel : bien se mettre d'accord, au départ, sur la répartition des tâches et sur des deadlines. »

Avant d'externaliser la paie à Cegedim SRH, la direction des ressources humaines a identifié de manière précise les circuits d'information internes de la paie, afin de savoir qui émettait les données, les recueillait, les validait et les traitait. Les entreprises fourmillent, en effet, le plus souvent, de circuits d'information officieux mais essentiels, car ils permettent au service paie de fonctionner sans anicroches. « A défaut de mener ce travail et d'ajuster, éventuellement, ces circuits d'information pour qu'ils s'adaptent à l'externalisation, le risque d'erreur existe », commente la responsable paie et personnel.

Nia France a choisi de ne pas confier l'ensemble de la gestion de la paie à un prestataire extérieur. L'entreprise désirait, ainsi, conserver un minimum de réactivité et pouvoir traiter d'événements exceptionnels ou plus complexes à gérer. Par exemple, les embauches et les fins de contrat des salariés sont traitées en interne. « La constitution d'un dossier d'embauche est longue. Il est difficile d'avoir toutes les pièces administratives nécessaires à temps pour le traitement externalisé », justifie Joëlle Pinloche. « L'externalisation totale ne me semblait pas adaptée. Enormément de flux d'informations sont, certes, automatisables, mais vous rencontrerez toujours des circonstances inhabituelles. Il n'est pas possible de se passer complètement de compétences paie en interne afin de s'assurer d'un peu de souplesse. Plus les informations à traiter sont complexes et d'origines multiples, plus c'est difficile », ajoute-t-elle.

Quatre-vingts pour cent des saisies récurrentes sont, cependant, effectuées par le prestataire extérieur. Si les informations parcellaires peuvent être facilement traitées d'un point de vue informatique, Nia les compile avant de les envoyer à Cegedim SRH. Sinon, l'entreprise les communique au fur et à mesure de leur arrivée. Quelques données sont encore envoyées sous forme papier. La confidentialité dans l'échange de données sensibles fait évidemment partie des éléments à verrouiller dans le contrat d'externalisation. « Elle doit être du même niveau qu'en interne. Il en va du sérieux du prestataire », précise Joëlle Pinloche.

Aujourd'hui, le service paie travaille davantage sur des informations consolidées et se concentre sur des activités de contrôle. « L'externalisation a permis d'utiliser et de développer les compétences des membres de l'équipe paie sur des activités plus orientées RH et de dégager du temps à la direction des ressources humaines pour mettre plus rapidement en place des projets internationaux de GPEC, par exemple », souligne-t-elle. Nia France demeure discrète sur le bilan financier de l'opération, mais affirme s'y retrouver.