«Le module de gestion administrative de la formation du progiciel HRMS de PeopleSoft ne répond pas à tous nos besoins, mais il est multilingue et nous permet d'avoir une base unique pour nos quelque 110 000 salariés répartis dans 74 pays. C'est essentiel. » Les propos de Michel Navarro, responsable du projet Chorus (Connaître les hommes, optimiser les ressources et unifier les systèmes) de Michelin, ont le mérite d'être francs. « Etant donné la structure de notre groupe, l'aspect global prime sur les considérations pays. »

Les outils informatiques dédiés à la gestion de la formation, aussi intéressants soient-ils, ne répondent pas, de toute façon, à cet impératif de pouvoir consolider les données sur la formation et d'avoir un suivi global au niveau d'un groupe tel que Michelin. « La consolidation des informations concernant la formation était impossible avant l'acquisition du progiciel de gestion intégré. Or, elle est très utile, insiste Michel Navarro. Suite au premier exercice, un million de dollars investis en formation, absents de nos données, ont ainsi été repérés aux Etats-Unis. »

Après le Royaume-Uni, en septembre 1999, puis l'Europe du Nord, à l'automne 2000, HRMS est aujourd'hui utilisé partout dans le monde par Michelin. Pratiquement toutes les filiales gèrent l'administration de leur formation au travers du module dédié de PeopleSoft. Toutes y rentrent les informations pour la consolidation des données. L'intérêt pour ce module se traduit d'ailleurs dans les taux de connexion au progiciel : durant ces deux dernières années, 40 % ont concerné la formation.

« Les fonctionnalités de cet outil couvrent environ 80 % de nos attentes, précise Michel Navarro. Nous nous servons au maximum des possibilités de requêtes pour sortir les informations dont nous avons besoin. » Le reste est effectué grâce à des tableurs Excel. Ce dernier moyen permet, notamment, de répondre aux besoins spécifiques de certains pays. En France, par exemple, le module de formation ne couvre pas tous les aspects des déclarations légales.

Certaines particularités, propres à la formation de Michelin, ne sont pas non plus prises en compte par l'outil. « Nous réalisons beaucoup de formations par compagnonnage pour des métiers du pneu, qui s'apprennent essentiellement chez nous, témoigne le responsable du projet Chorus. Le logiciel ne prévoit pas une formation étalée sur six mois à raison de quelques heures par semaine. Nous sommes donc obligés de trouver des artifices pour enregistrer la formation. »

La souplesse de l'outil permet cependant aux services formation des pays de l'utiliser selon leur positionnement. Les Etats-Unis l'emploient plutôt dans un rôle de prestataire de services chargé de l'ingénierie de la formation. La France, dans celui de prescripteur, planificateur de ressources et centre d'investissements.

Cette liberté n'a cependant pas empêché une période d'adaptation difficile, chaque responsable formation abandonnant ses habitudes et un outil développé par ses soins au profit du module unique. « L'utilisation du progiciel reste de l'ordre de l'acte de foi, analyse Michel Navarro. Il faut saisir les données, planifier, mettre à jour l'historique afin que les informations sur la formation soient effectivement enregistrées. » Michelin n'utilise pas, pour l'instant, toutes les possibilités offertes par un intranet formation. Outre-Atlantique, les salariés ont accès à un catalogue en ligne, mais ne peuvent pas faire de demande d'inscription par ce canal. En Europe, aucun catalogue en ligne n'est disponible, de crainte qu'il ne génère de faux besoins en formation.