Un projet de SIRH ou d'intégration de NTIC par une direction des ressources humaines obéit à certaines règles essentielles, souvent occultées par les entreprises, qui doivent être respectées à la lettre. Première d'entre elles : l'outil, quelles que soient sa nature et ses fonctionnalités, n'est pas une fin en soi. « Il faut bien réfléchir, en amont, à ce que l'on veut faire, cerner avec précision les objectifs du projet, en peser les conséquences. Une des conditions sine qua non est que la DRH reste l'unique prescripteur », affirme Edith Legrand, DRH d'Oracle France (1 200 salariés). C'est la démarche qu'a, par exemple, suivie Teampartners, une SSII qui emploie 1 000 personnes. Dans le cadre de la mise en place de son projet informatique GADP (Gestion et administration du personnel), destiné à améliorer le suivi de ses collaborateurs, la DRH est restée, tout au long du processus, le maître d'oeuvre. « Même si nous avons travaillé en mode projet en associant plusieurs services de l'entreprise, tels que la direction informatique et le contrôle de gestion, nous étions les seuls donneurs d'ordres », indique Aline Nivaud, DRH de Teampartners.

La direction des ressources humaines doit, en outre, mobiliser ses ressources. « Il faut donner de l'impulsion en interne », martèle Simon Elkael, ancien DRH du journal Le Monde et aujourd'hui président d'Aderhis, un cabinet conseil en intégration de systèmes d'information RH. Ainsi, dès l'élaboration du cahier des charges, les membres du service RH, mais aussi les autres salariés, directement ou indirectement concernés par ces changements, doivent être impliqués. Ce qui suppose la mise en place d'une conduite du changement. « Concrètement, explique François Sylva, professeur au Cnam et auteur de l'ouvrage Devenir e-DRH*, cela signifie sensibiliser les futurs utilisateurs, responsables RH, managers et salariés, à l'utilisation de ces outils et aux modifications qu'ils induisent. » Pour Jean-François Galloüin, le Pdg de Métaphora, une société spécialisée dans l'accompagnement des utilisateurs, une des clés du succès passe par des efforts importants en termes de communication. « Les utilisateurs subissent les changements plus qu'ils ne les provoquent, souligne-t-il. Les habitudes de travail peuvent être radicalement modifiées. Cette prise en compte est régulièrement oubliée par les entreprises. » Or, les conséquences peuvent s'avérer désastreuses : lenteur dans la mise en oeuvre de la technologie, mauvaise utilisation, voire un sentiment de rejet, l'introduction des NTIC étant, dans ce cas, vécue comme une véritable brimade par les salariés concernés.

Seconde règle d'or : la formation. Laquelle peut recouvrir des formes diverses, selon les caractéristiques du projet, les cibles visées, et ses impacts sur l'organisation du travail. « La fonction RH doit se positionner en coach », soulève François Sylva.

Autre recommandation : ne pas brûler les étapes, et ne pas hésiter à renoncer à certaines fonctionnalités épuisantes dans leur mise en oeuvre au regard des avantages qu'elles peuvent générer. « Un projet informatique repose sur une mobilisation constante dans le temps. Pour éviter les crispations, l'ensemble des partenaires impliqués doivent se serrer les coudes. Un des écueils à éviter, c'est de ne pas baisser les bras lors de la phase de tests et de paramétrages, car, inévitablement, les anomalies vont apparaître », conseille Simon Elkael. Une fois l'outil opérationnel, la DRH doit alors s'assurer de sa bonne utilisation. Des spécialistes recommandent la mise en place d'une hot-line à partir de laquelle il est possible de recueillir et d'analyser les appels, de manière à traquer les mauvaises pratiques.

Quant aux impacts des NTIC sur la fonction ressources humaines, ils portent, principalement, sur la décentralisation des RH auprès des managers et des salariés, via les workflows. L'introduction d'un SIRH peut aussi avoir comme conséquence de tirer des potentiels vers le haut. « Bien souvent, nous constatons que des collaborateurs se révèlent posséder de nouvelles compétences », observe Simon Elkael. Les gains de temps liés à l'informatisation permettront à la DRH d'optimiser certaines missions jusque-là négligées. « Les SIRH étant encore relativement jeunes, nous manquons de recul. La valorisation des tâches des équipes RH est, à mon sens, encore au stade de l'objectif », nuance, toutefois, le président d'Aderhis. Enfin, faut-il le souligner, les NTIC restent destructrices d'emplois peu qualifiés. Ainsi, la DRH d'Oracle France, qui comptait 19 personnes avant la mise en place du SIRH, n'en accueille plus, aujourd'hui, que 16, du fait de l'automatisation des tâches administratives.

*Editions Liaisons.

Les entreprises utilisant des systèmes Internet de gestion des ressources humaines ne considèrent plus leurs DRH comme des simples services administratifs. Tel est l'un des enseignements d'une étude menée aux Etats-Unis par Oracle et BearingPoint (ex-KPMG Consulting) auprès de plus de 200 dirigeants de grandes et moyennes entreprises dans les secteurs des services publics, de la santé, des hautes technologies et de la distribution.

Présentée, en janvier dernier, à San Diego (Californie), à l'occasion d'un sommet des responsables RH organisé par l'éditeur américain de logiciels, l'étude montre que les solutions informatiques et les progiciels e-RH permettent aux DRH de se positionner en business partner, vis-à-vis de leur direction générale. Ces outils leur permettraient d'apporter de la valeur à l'entreprise. Les solutions RH en libre-service sont, quant à elles, considérées comme des leviers d'efficacité opérationnelle. Reste que, selon les dirigeants interrogés, les directions des ressources humaines ne sont pas encore totalement reconnues comme une source possible d'avantages concurrentiels. Alors que, selon ces mêmes responsables, les DRH souhaitent se recentrer sur le client et mieux s'intégrer dans l'activité de l'entreprise.