La démarche entreprise par la MAIF illustre parfaitement le cheminement que les entreprises françaises ont suivi en matière de gestion des temps et des activités. L'assureur niortais, qui emploie 5 500 collaborateurs, s'est tout d'abord doté, en 1996, d'une solution informatique de décompte des heures reliée à un dispositif de badgeage. Avec l'application, fin 1999, de la RTT, des besoins nouveaux sont apparus. « Rapidement, nous nous sommes aperçus qu'il devenait nécessaire d'acquérir un outil de planification de manière à mieux gérer les permanences assurées par nos collaborateurs dans nos 140 délégations départementales », indique Philippe Vallet, responsable de projet GTA à la MAIF.

Dans les délégations, les salariés de la MAIF ont des horaires variables. Ainsi, ils peuvent, le matin, embaucher entre 7 h 30 et 9 h 30, et, le soir, quitter le bureau à partir de 16 heures jusqu'à 18 heures. En outre, une partie importante du personnel est à temps partiel. Pour la DRH de la MAIF, la problématique était simple : il s'agissait de résoudre l'adéquation entre la flexibilité et la continuité de service que l'assureur doit à ses sociétaires.

Fin 1999, elle missionne la direction des services informatiques sur la mise en place d'un outil d'aide à la planification des permanences. Les deux parties entament une réflexion début 2000, et font le constat que la planification des ressources demande une parfaite visibilité des présences et des absences des salariés. En effet, la version Gestor de GFI Progiciels, installée quatre ans auparavant, ne tient pas compte de ces éléments. « Outre les congés, les absences maladie, celles liées aux événements familiaux, il fallait aussi considérer les absences relatives aux départs en formation, aux visites médicales, aux heures de délégation des mandats syndicaux. Sans connaissance de ces variables, la planification se révèle inutile », déplore Philippe Vallet.

L'idée consiste alors à construire une base unique intégrant tout à la fois la GTA et la planification.

En mai 2000, l'entreprise confie ce chantier à GFI Progiciels. Les responsables de projet bâtissent, avec les salariés, les managers concernés et le prestataire informatique, un solide cahier des charges. Si la démarche s'appuie sur une décentralisation de l'outil, les données restent consolidées à la DRH. Laquelle bénéficie, ainsi, d'une vision globale.

En juin 2001, quatre sites pilotes entrent en production sur la nouvelle version de Gestor. Le déploiement commence en septembre de la même année pour s'achever en janvier 2002. « Nous avons pris le temps de former les 350 gestionnaires locaux », précise Philippe Vallet.

Une fois ce travail achevé, la MAIF peut désomais se pencher sur l'intégration de Gesplan, le logiciel de planification de GFI Progiciels. Originalité : son implémentation se réalise sur la base du volontariat. « Au terme d'une année d'exploitation en GTA, nos délégations nous font part, aujourd'hui, de leur souhait d'utiliser Gesplan. Il est évident que les plus petites d'entre elles n'en ont pas forcément besoin. Aussi, ce produit nécessite, au préalable, une analyse de l'organisation locale des permanences afin de renseigner un certain nombre de paramètres nécessaires au fonctionnement du logiciel », explique le chef de projet. Opérationnel dans trois sites, Gesplan devrait, à terme, concerner une centaine d'entre eux.