Depuis novembre 2002, l'Opcareg Rhône-Alpes (3 500 adhérents, 200 millions d'euros de collectes) propose, gratuitement, à ses 980 entreprises de plus de 10 salariés adhérentes, un outil Internet de gestion de la formation. Ce site produit cinq types d'information via des documents préformatés : liste des formations passées et prises en charge dans l'année ; état des effectifs de participants (par CSP, âge, sexe, durée, type de formation, interne, inter ou intra-entreprise) ; liste des formations par individu chaque année ; statistiques par CSP et tranches d'âge ; et, enfin, la situation financière de l'entreprise, c'est-à-dire ce qu'elle a engagé pour les années à venir et son solde de budget.

Cet échange d'information est rendu possible par le fait que toutes les données émises par les entreprises sur leur activité formation sont centralisées au siège du collecteur. La sécurité de la consultation est assurée par une clé d'accès et un code confidentiel déterminés pour chaque entreprise ; 20 % des entreprises adhérentes auraient déjà utilisé le site, assure l'Opcareg.

En 1997, le collecteur avait déjà participé à la création d'un logiciel de gestion des plans de formation des entreprises, avec quatre autres Opcareg : Alsace, Champagne-Ardenne, Lorraine et Pays-de-Loire. Il a finalement choisi de créer seul son outil. Son coût d'entretien est de l'ordre de 5 000 euros par an, mais l'Opcareg a déjà consacré 25 000 à 30 000 euros annuels, depuis 1997, à la construction du logiciel de gestion. Un coût financé sur fonds propres, assure Isabelle Vray-Echinard, directrice de l'Opcareg.

A la fin mars, d'autres services seront mis en ligne, notamment les courriers avertissant d'une réalisation de paiement ou d'une acceptation de dossier. Ensuite, au deuxième semestre, les entreprises pourront obtenir en ligne le formulaire de déclaration fiscale formation 2483, avec le reçu libératoire. « Il s'agira d'un document préparatoire, précise, toutefois, Christophe Jouvel, responsable financier et informatique. Il ne prendra en compte que les éléments en notre possession. En effet, les PME, qui peuvent cotiser à d'autres Opca, ne nous donnent pas toutes les informations de suivi de leur plan. »

L'Opcareg Rhône-Alpes se donne également l'échéance du deuxième semestre pour ouvrir l'accès au site aux prestataires de formation de la région. Chacun d'entre eux aura l'état de suivi des dossiers et des règlements, de telle sorte qu'il pourra, par exemple, être averti automatiquement qu'un document manquant au dossier retarde le paiement. Le collecteur travaille également sur la transférabilité des données issues des logiciels RH des entreprises clientes vers sa propre base. Pour l'heure, l'interfaçage n'est opérationnel que pour deux produits : Maelig et Hypervision.