Jusqu'où externaliser la fonction formation ? Et pour quels résultats ? Nombre d'entreprises se posent actuellement ces questions. Certaines franchissent le pas, mais beaucoup, et notamment de grands groupes industriels, sont dans l'expectative.

La gestion financière et administrative est, depuis longtemps, largement externalisée auprès des collecteurs de fonds (Opca). De même, la majorité des actes pédagogiques réalisés en entreprise ne le sont pas via des formateurs internes, mais par des intervenants externes. Le cran au-dessus, c'est l'externalisation d'autres prérogatives : pilotage des relations avec les prestataires de formation et vérification de leur respect des cahiers des charges, pilotage de la logistique, planification des sessions, centralisation des attestations de présence, des factures et des dossiers d'évaluation, vérification des tarifs facturés, aide à la rédaction de cahiers des charges, au dépouillement et à la présélection d'appels d'offres, voire aide à l'ingénierie et à l'analyse des besoins... Cette externalisation vise à améliorer la qualité du processus de formation : mieux analyser, mieux sélectionner, mieux piloter.

Les entreprises sont-elles massivement mûres ? Les "pro-externalisation", évidemment, le pensent. Ainsi, selon une étude d'Accor Services, qui se lance sur ce marché, 68 % des directeurs de formation seraient prêts à externaliser, au moins partiellement, la fonction formation.

Sakina Dureuil, responsable du cabinet d'externalisation avignonnais Externalis, estime, quant à elle, que « la formule a de beaux jours devant elle, parce que les responsables formation, surtout dans les PME, sont plein de bonne volonté, mais manquent parfois de professionnalisme et de formation. Ils connaissent mal la législation et sont souvent peu soutenus par leur Opca. De plus, les experts-comptables, qui sont parfois censés les guider, peuvent être déficients ».

Jean-Michel Mathieu, responsable de cette activité au cabinet toulousain Merlane, va dans le même sens : « Désormais, la formation mêle information, communication, administration et technicité. Les services de gestion pure tendent à disparaître. Nombre de grandes entreprises sont prêtes à externaliser, mais ne le disent pas encore pour des raisons de politique interne. »

Philippe Bernier, directeur du cabinet lillois Caraxo, confirme : « L'externalisation de la formation est dans la continuité du mouvement global d'externalisation : valoriser les compétences clés et ne pas s'encombrer d'activités annexes. La complexification croissante de la législation, l'opacité du système et le développement de l'idée de formation tout au long de la vie créent un besoin d'accompagnement technique et financier. Or, on ne peut pas être à la fois un bon constructeur de plan de formation et un spécialiste du droit et de la finance de la formation. Pour autant, dans une bonne relation d'externalisation, le prestataire doit savoir s'arrêter et l'entreprise évaluer et réfléchir. »

Le choix de l'externalisation met forcément l'entreprise face à quelques questions majeures : que garder en interne ? La définition de ce qui n'est pas essentiel diffère selon les entreprises. Dans les exemples développés dans ce dossier, la gestion administrative est souvent externalisée. Mais, paradoxalement, l'entreprise Colas, qui externalise depuis le plus longtemps, conserve cette fonction en interne, car « cela donne du sens ».

Que faire des salariés du service formation ? La crainte des responsables formation de perdre leurs prérogatives est un frein majeur à l'externalisation. Dans tous les exemples cités, un effort de reconversion du service formation a été fait par les entreprises.

Quel prestataire choisir ? Peu de prestataires sont présents sur ce marché. L'inconnue vient des collecteurs de fonds de la formation (Opca). Très peu d'entre eux proposent déjà ce genre de prestations. Même si plusieurs étudient la question, reste pour eux à résoudre un double problème de statut et de moyens.

Mais une chose est sûre : l'entreprise ne peut pas externaliser ces questions.

1 Après la gestion financière et administrative et une bonne part de l'acte pédagogique, de nouveaux aspects de la fonction formation sont aujourd'hui sujets à externalisation : les relations avec les prestataires, la logistique, la préfacturation...

2 La complexification du monde de la formation joue en faveur de l'externalisation, mais cette dernière inquiète les responsables formation qui ne la maîtriseraient pas.

3 Dans une opération d'externalisation, l'entreprise doit cultiver ses capacités de choix, d'initiative politique et de contrôle.