D'après une récente enquête menée auprès de ses membres, par l'Afope (1), l'institut de l'organisation en entreprise, seules 56 % des grandes entreprises ont engagé une réflexion sur l'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication.

Adhérent de l'Afope, Aéroports de Paris (ADP) tente, depuis plusieurs années, d'anticiper et d'accompagner l'évolution de l'organisation induite par ces outils. Profitant de l'introduction d'une nouvelle messagerie électronique, le responsable organisation et procédures et la DRH ont conduit une étude sur l'évolution des relations de travail entre les cadres et les secrétaires. Un groupe de réflexion de douze managers et secrétaires a d'abord été constitué pour décortiquer la répartition des tâches entre ces collaborateurs, repérer les dysfonctionnements et les éléments à améliorer. La synthèse de l'étude et les préconisations ont ensuite été présentées à 140 cadres et secrétaires, afin de recueillir leurs réactions. Aujourd'hui, ADP mène un travail de longue haleine : la concrétisation des recommandations.

Cette mise en place passe, pour les managers et les secrétaires, par une parfaite maîtrise des outils technologiques. ADP a choisi un dispositif original en préparamétrant la messagerie électronique et le traitement de texte pour automatiser les opérations les plus courantes et présenter directement le document selon la charte graphique maison. Débarrassées de tâches répétitives et fastidieuses, certaines secrétaires pourraient devenir des assistantes, après un éventuel complément de formation.

Dans la nouvelle version de ce paramétrage, prévue en février, une aide en ligne et des conseils de rédaction, écrits en fonction des règles méthodologiques d'ADP, seront disponibles. A terme, l'aide contextuelle renverra vers une base de connaissances sur les processus de l'entreprise. « L'apprentissage des outils pourra ainsi se faire pas à pas, au fur et à mesure de leur utilisation », assure le responsable organisation et procédures Patrick Gaulin.

L'étude sert également ADP dans la mise en place d'un système de gestion électronique des documents, pour l'instant en tout début d'expérimentation. L'intégration de cet outil se fera de pair avec une redéfinition des règles de travail. Ainsi, un document ne devrait plus parvenir au supérieur hiérarchique de la personne qui traite l'information en question, mais directement au salarié concerné. Au chef de service d'exercer des contrôles par exception et au salarié de savoir solliciter son supérieur si besoin. Par ailleurs, une base de données partagée devrait être mise en place. Chacun devra donc classer les documents selon une méthode identique pour que l'information soit accessible à tous.