L'entreprise doit, au préalable, définir le cadre de l'évaluation et les moyens qui lui seront alloués : l'organisation à mettre en place, le champ d'intervention, les outils, les moyens financiers, la formation interne, la communication.

Un chef de projet et un groupe de travail qui coordonneront et rassembleront l'information sont désignés. Il inclut les acteurs internes de l'entreprise : délégués du personnel, CHSCT - qui, par ailleurs, procède lui-même à une analyse de risques dans le cadre du programme annuel de prévention -, médecin du travail, services de sécurité et des méthodes, direction des ressources humaines, salariés.

Dans la mesure où les actions de prévention, qui doivent être planifiées à l'issue de ce travail, intégreront, selon le Code du travail, « la technique, l'organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et l'influence des facteurs am- biants », la démarche doit pouvoir s'appuyer sur une collecte de connaissances pluridisciplinaires.

L'employeur peut également solliciter des organismes publics de prévention : caisses régionales d'assurance maladie, caisses de mutualité sociale agricole, OPPBTP, l'Anact et son réseau territorial. Cette dernière propose, par exemple, des formations-actions intra ou interentreprises destinées aux PME et aux TPE. Elle peut aussi réaliser des diagnostics gratuits sur un maximum de cinq jours.

L'employeur, enfin, en fonction de ses moyens financiers, peut également s'adresser à des conseils privés qui interviendront alors en soutien du groupe de travail interne, sans se substituer à lui.

L'évaluation s'appuie sur deux sources d'information : les documents existant dans l'entreprise et l'observation de terrain.

Dans le premier cas, il s'agit des rapports du CHSCT, de la fiche d'entreprise établie par le médecin du travail et de la surveillance médicale particulière menée au cas par cas, des déclarations obligatoires à la Sécurité sociale relatives aux procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles, de la liste des postes de travail présentant des risques particuliers établie dans le cadre de la réglementation relative aux CDD et au travail temporaire, des fiches de données de sécurité communiquées par les fournisseurs de produits chimiques et de l'évaluation des risques réalisées par les concepteurs de machines neuves.

Ces sources écrites ne dispensent pas d'une enquête sur le terrain sous forme d'observation des postes, des situations et des lieux de travail. Ceux qui présentent des caractéristiques semblables peuvent être regroupés dans une même unité de travail afin de faciliter l'évaluation. Un questionnaire, diffusé à tous les salariés, afin de mieux connaître leur perception des dangers et risques liés à l'activité, est utile pour analyser le travail réel.

C'est l'objectif final du document unique. Le classement des risques par niveau de probabilité et par niveau de risques permettra de hiérarchiser les actions à mettre en place par ordre de priorité. Le classement peut être subjectif, sur la base de l'idée que les salariés se font du risque, en se fondant sur leur expérience et leur connaissance, ou objectif, à partir des données statistiques. Les actions de prévention consistent aussi bien à assurer des formations qu'à élaborer de nouvelles consignes de travail ou à engager des travaux liés à l'aménagement des locaux ou aux équipements de travail.

Le document doit être mis à jour au moins une fois par an. Il doit également être actualisé lorsque toute décision d'aménagement modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail est prise, telle qu'une modification de l'outillage, un changement de produit, une transformation de l'organisation du travail, des cadences de travail ou des normes de productivité. Enfin, le recueil d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail donne automatiquement lieu à une mise à jour.

Plusieurs logiciels d'aide à l'évaluation des risques et à la création du document unique commencent à faire leur apparition sur le marché.

Evaluthyss. Créé par ITGA (Institut technique des gaz et de l'air), spécialisé dans l'audit, le prélèvement, l'analyse, la formation et le conseil en hygiène, sécurité et santé au travail, ce logiciel repose sur une approche multientrée par postes de travail, fonctions, tâches, personnels et dangers. Il propose une évaluation en quatre étapes : identification d'une situation à risque, avec un menu déroulant proposant 14 dangers prédéfinis, analyse du risque par cinq questionnaires, évaluation du risque selon quatre niveaux croisés de probabilité et de gravité et, enfin, création du document unique. Les mises à jour sont systématiquement archivées.

Coût : 2 300 euros HT pour une licence monoposte, 6 900 euros pour cinq licences.

Postix. Développé par la société Val Informatique, Postix est un module extrait d'un logiciel réservé aux équipes de santé au travail dans les grandes entreprises. Ce module, qui s'appuie sur une base de données relationnelle, est dimensionné pour des entreprises de plus de 400 salariés. Une version dédiée aux PME, moins chère et plus directive, est en cours de préparation.

Coût : 1 190 euros HT pour une licence monoposte, 990 euros la licence supplémentaire.

Maeva-BTP. L'OPPBTP (Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics) a créé ce logiciel de méthode, d'analyse et d'évaluation pour le BTP, qui fournit également une aide à la préparation de la fiche entreprise pour les médecins du travail. L'entrée dans le logiciel s'opère par le métier ou l'activité de l'entreprise, déclinée en phases de travail auxquelles sont associés des dangers affectés d'un coefficient de base intrinsèque. L'utilisateur procède, ensuite, à sa propre évaluation en répondant à des questions sur ses modes de prévention, de protection et la fréquence d'exposition aux dangers. Maeva-BTP est disponible sur CD-Rom, mis à jour par Internet ou en version papier simplifiée.