Des sénateurs, des "assistants sénateurs", des députés européens, des fonctionnaires, des contractuels, des salariés de groupes politiques, des retraités de la fonction publique et des pensionnés (les anciens sénateurs), le palais du Luxembourg regorge de statuts sociaux, avec une mosaïque de 4 500 personnes.

Pour faciliter la gestion de son personnel, le Sénat a rattaché ces populations aux services opérationnels. La trésorerie veille sur les pensionnés, les retraités et les sénateurs. La comptabilité gère les contractuels. Les "assistants sénateurs" sont, quant à eux, pilotés par l'Association pour la gestion des sénateurs. Et le service RH se charge des carrières des fonctionnaires et du suivi des contrats de travail.

En matière d'équipement informatique, le Sénat évoluait, depuis 1987, avec le progiciel de paie et d'administration du personnel Cigagip, développé par CGI Informatique, ex-filiale d'IBM. « Un système poussif, rigide et très onéreux. En 1998, nous avons décidé de lancer un appel d'offres, l'objectif étant de changer de produit au 1er janvier 2000 », relate Isabelle Vught-Pion, conseillère au service de l'information et des technologies nouvelles du Sénat. Sur les recommandations des services concernés, le Conseil de questure, l'organe décisionnaire du Sénat, retient HR Access d'IBM Global Services. Quatre grandes fonctionnalités sont mises en oeuvre : la gestion de la paie, des carrières, des absences et des affectations. « Plusieurs paramétrages ont été nécessaires pour adapter l'outil aux différents statuts », indique Marie-Josée Lijour, en charge des applications informatiques.

La dernière population intéressée par l'implémentation du logiciel a été celle des fonctionnaires, en décembre 1999. Mis en production, le système a parfaitement supporté la bascule à l'euro. Il a, depuis, intégré des briques supplémentaires, avec la présence de modules dédiés à l'affectation des bureaux et à la constitution d'un annuaire. Côté maintenance, il a permis de réduire les coûts d'environ 80 %, pour un investissement global légèrement inférieur à 1 million d'euros. La paie a été, depuis, décentralisée dans les services alors qu'elle était, auparavant, du seul ressort de la DSI.

Début 2003, le Sénat devrait franchir une nouvelle étape en se dotant de la version tout Internet d'HR Access. « Nous souhaitons mettre en place des fonctions self-service accessibles depuis un intranet », indique Isabelle Vught-Pion.