L'évaluation individuelle annuelle qui, dans le secteur privé, n'a rien d'original, constitue encore une exception dans le public. Aujourd'hui encore, le vieux système de notation des fonctionnaires perdure et l'évaluation individuelle ne deviendra obligatoire qu'en 2004. Or, l'Amue a pris sept ans d'avance, grâce à sa directrice, Josette Soulas, en mettant en place un entretien individuel d'évaluation pour ses agents.

Buts de cet entretien : définir des objectifs à réaliser dans l'année, établir la rémunération des agents, déterminer les formations nécessaires, et rationaliser la gestion des ressources humaines. Si la démarche est pionnière, le statut de l'Amue se prête bien à la réalisation d'un tel projet. L'Agence est un groupement d'intérêt public qui accueille, à la fois, des fonctionnaires et des contractuels issus du privé. Sur les 90 personnes actuellement en poste, seules 40 ont le statut de fonctionnaire. De plus, la présence, depuis 1997, d'un Comité consultatif des personnels (CCP), composé de quatre membres de la direction et de quatre représentants du personnel élus, n'a aucunement entravé les initiatives de la direction.

De fait, depuis cinq ans, à l'exception de la directrice de l'agence, nul n'est censé échapper à l'entretien individuel de fin d'année. « Les entretiens se feront de manière descendante, l'équipe de direction devant être évaluée avant de fixer des objectifs aux collaborateurs d'encadrement qui, eux-mêmes, évalueront leur personnel », détaille Emmanuelle Lamy, responsable RH, dans sa note sur l'évaluation 2001. Pour chacun, cadre et employé, fonctionnaire et contractuel, le processus est le même. « L'en- semble du personnel reçoit par mail, au milieu de la 43e semaine de l'année, le support d'évaluation et une note précisant la démarche pour préparer l'entretien », précise-t-elle.

Cependant, les enjeux diffèrent selon le statut de chacun. Pour un contractuel, l'entretien de fin d'année est le moment idéal pour négocier une augmentation de salaire entre 2 % et 6 % ou une prime pouvant aller jusqu'à 533 euros. « Au début, j'étais contre le système d'évaluation. Je trouvais que c'était redondant avec la notation » : à l'instar de Marjorie Savioz, consultante au département produits, d'autres fonctionnaires ont eu du mal à comprendre l'utilité de l'évaluation, et la considéraient comme une perte de temps. « Maintenant, à choisir, je préfère l'évaluation. C'est une notation améliorée », estime la fonctionnaire.

La direction n'avait pas lésiné sur les moyens pour faire accepter le projet. Entre 1997 et 2000, Bossard Consultants et Interface, deux cabinets de conseil, planchent sur l'élaboration d'une fiche d'évaluation. Le document de dix pages, proposé par Bossard, ne convient pas. Motif : trop complexe, trop long. En 1999, la solution Interface obtient les suffrages de la direction. Outre le support d'évaluation - un document de quatre pages -, deux journées de formation sont offertes aux évaluateurs et une journée aux évalués. Néanmoins, malgré les efforts, les résultats sont peu convaincants. Une vingtaine de questionnaires seulement sont retournés. Le manque d'évaluateurs grippe le système. Dans certains services, les responsables doivent faire passer une quinzaine d'entretiens d'une durée minimale d'une heure.

Forte de ces quatre années d'expérience, l'Amue s'est orientée, l'an passé, vers une procédure plus légère. Jugeant l'exercice assimilé, Emmanuelle Lamy a supprimé la formation à l'entretien d'évaluation. Si la fiche de notation "classique" - basée sur trois critères : "ponctualité et assiduité" ; "activité et efficacité" ; "autorité ou soins dans l'exécution" - demeure, la lettre de mission, elle, a disparu. Autre changement : la hiérarchie doit classer, désormais, les demandes de formation par ordre de priorité. Actuellement, 95 % des entretiens d'évaluation ont été réalisés, au titre de l'année 2001.

1er juin 1997 : le contrat avec le ministère de l'Education nationale, de la Recherche et de la Technologie est reconduit pour cinq ans. Mise en place de l'entretien individuel d'évaluation. Le GIP-Gigue devient l'Amue (Agence de modernisation des universités et des établissements d'enseignement supérieur et de recherche).

1999 : seul un tiers des évaluations arrive à la Direction de l'administration générale (DAG).

Septembre 2001 : changement de comité de direction. Allégement de la procédure.

1er juin 2002 : l'Amue deviendra l'Agence de mutualisation des universités et des établissements d'enseignement supérieur et de recherche.

Effectif : 90 agents répartis sur les sites de Paris et de Montpellier.

Fonctionnaires : 40.

Contractuels : 50.

Comme dans le secteur privé, l'entretien individuel d'évaluation, mené par le N + 1, a lieu au cours du quatrième trimestre. L'évaluateur s'appuie sur une fiche contenant l'identité de l'agent, sa position dans la grille, le bilan de l'année écoulée (avec l'appréciation de l'évaluateur et de l'évalué, les commentaires sur les résultats), les objectifs pour l'année à venir, les formations (bilan de l'année écoulée, formations à venir), l'appréciation générale du responsable hiérarchique et ses commentaires, et, enfin, ceux de l'évalué.