Notre gestion du temps devient de plus en plus problématique, surtout lorsque l'on travaille en équipe. L'avez-vous remarqué ? Sur fond d'encombrement du quotidien et d'accumulation de sollicitations disparates, beaucoup de choses "tombent à la trappe". On oublie, on ne fait pas, en omettant souvent de prévenir les autres. Ou bien l'on reporte à plus tard, sans voir les conséquences des glissements de délais sur le travail d'équipe. Bref, sous la pression, notre choix se porte sur la méthode Lifo (Last in first out), celle qui fait traiter en premier les dernières sollicitations arrivées. A quoi ressemble un fonctionnement mieux orchestré et donc plus serein ?

On constate d'emblée que le groupe de travail connaît bien ses priorités et les remet à jour régulièrement par un dialogue d'équipe. On clarifie le vocabulaire que l'on souhaite partager : une priorité est ce qui fait avancer de manière significative les buts et les résultats que l'on vise. A la différence d'une urgence, qui naît souvent de gens désorganisés ou pressés. Il existe parfois des "priorités urgentes", quand on n'a pu anticiper. Mais beaucoup plus fréquentes sont les "urgences non essentielles" déguisées habilement en priorités (une arrivée abrupte d'un collaborateur dans votre bureau, ou bien un message électronique alarmiste sur votre écran demandant réponse immédiate...). Pour faire vivre cette distinction entre important et urgent, l'équipe se donne des méthodes et des réflexes communs.

Première pratique : s'obliger à choisir une "juste qualité" avant de commencer une tâche. Le perfectionnisme dans tout n'est pas de la gestion du temps mais de la programmation mentale. Le survol systématique des dossiers n'est pas plus enviable. Entre ces deux extrêmes, notre raisonnement doit se faire plus fin : adopter pour les tâches prioritaires un haut degré de qualité et pour d'autres un degré moindre. Et sous la pression, arbitrer, lâcher prise, éliminer. Pour s'informer, par exemple, on peut lire les journaux en deux heures, les parcourir en vingt minutes ou encore écouter la radio. Tout dépend de l'importance de cette activité dans l'atteinte des buts que l'on s'est fixés. Certains trouvent cette approche bien rationnelle ? Et pourtant, ce qui fait la différence, c'est ce que l'on met dans la valise, pas la taille de celle-ci : jusqu'à nouvel ordre, les journées sont de 24 heures pour tout le monde ! Donc, à chacun de choisir, sélectionner et optimiser.

La deuxième pratique, très efficace, consiste à regrouper les activités de même nature : passer ses appels téléphoniques en série, grouper ses rendez-vous sur une même demi-journée, traiter ses e-mails par paquets à certains moments privilégiés au lieu de les consulter souvent, etc.

Enfin, aussi curieux que cela puisse paraître, la troisième pratique est de clore nos réunions, nos entretiens, nos échanges téléphoniques. Chacun sait commencer une conversation mais pas toujours la terminer. Or, la clôture est aussi importante que l'ouverture. Elle constitue la clé des échanges professionnels dynamiques et constructifs.