Vista France a mis en place un programme spécifique d’intégration pour les nouvelles recrues en total remote. Des moments individuels et collectifs, qui visent à donner les mêmes codes et les mêmes informations à tous.
Depuis la crise Covid, Vista (connue à l’origine pour ses cartes de visite) et sa société mère, Cimpress, ont été parmi les premières entreprises à passer au total remote, autrement dit, au télétravail à 100 %. Ainsi, depuis août 2020, 2 000 salariés à travers le monde (sur 16 000 environ actuellement) peuvent choisir le remote first, le télétravail autant de jours qu’ils le souhaitent.
Un système mis en place dès le premier jour du contrat. Ce qui impose que l’onboarding se fasse également à distance. En France, une équipe pluridisciplinaire de huit personnes – un directeur, un manager, des salariés du service RH… – a été constituée, pour les 250 salariés dans l’Hexagone, mais aussi au Royaume-Uni, en Espagne et en Tunisie, dans le but d’offrir à toutes les recrues un accès au même contenu et à la même expérience. « Le processus d’intégration dure désormais 100 jours et un binôme est formé pour accompagner chaque recrue », explique Sabine Leveiller, la directrice générale de Vista France. Les salariés nouvellement arrivés participent à des sessions collectives et individuelles en visioconférence sur la stratégie, l’organisation, les méthodes de travail, le fonctionnement interne…
« Nous avons également une académie numérique, 360 learning, qui a été largement complétée depuis que nous sommes en remote first. Elle s’adresse aux nouveaux arrivants pour leur onboarding, mais aussi, plus tard, à tous les employés », complète la DG. Durant les 100 jours, aucun rendez-vous en présentiel n’est prévu dans le processus, « mais charge à chaque manager d’en organiser s’il juge que cela est nécessaire », poursuit-elle. Une chaîne sur Slack a de plus été lancée afin de permettre aux jeunes recrues de poser des questions et de donner des pistes d’amélioration à l’issue de leur période d’intégration. Enfin, un suivi avec un ergothérapeute est proposé, pour apprendre les bons gestes et les bonnes postures au poste de travail. Et un kit de bienvenue est envoyé aux nouveaux collaborateurs ainsi qu’une enveloppe de 450 euros pour qu’ils outillent leur espace de travail. De même, une indemnité mensuelle de 85 euros (dont la moitié remboursée sur facture) permet de couvrir les dépenses liées au travail à distance.
Depuis la mise en place de cette organisation de travail, la société constate « une augmentation du nombre de candidatures et une amélioration de la qualité de vie au travail », rapporte Sabine Leveiller, qui s’appuie sur une enquête interne, anonyme et mensuelle. « Le remote first a aussi multiplié les opportunités de mobilité en interne, puisque n’importe quel salarié dans le monde peut postuler pour changer d’équipe, même si celle-ci est loin de son domicile, poursuit-elle. C’est un argument d’acquisition et de rétention des talents. »
Pour Gaulthier de Robillard, chef de produit arrivé il y a un an et demi, le télétravail est un avantage. « Sans cela, je n’aurais pas choisi de rejoindre Vista », déclare le salarié qui a, grâce à cette organisation de travail, déménagé dans les Yvelines pour améliorer son cadre de vie. Il a bénéficié du parcours d’intégration dès sa création. « Les sessions avec l’ensemble des nouvelles recrues permettent d’avoir une vision générale », dit-il. Il aurait cependant apprécié quelques sessions en présentiel et regrette de n’avoir rencontré ses collègues et managers qu’après trois mois dans l’entreprise. « C’est quand même plus dur de se sentir intégré. Le sentiment d’appartenance à une équipe met plus de temps à émerger », avoue-t-il.
Autre difficulté pour les salariés : arriver à se déconnecter. « Pour répondre aux remontées de terrains sur cette question, nous avons pris des initiatives », souligne cependant Sabine Leveiller. Ainsi, des focus Fridays visent à permettre aux salariés de se concentrer sur leurs tâches, sans réunions prévues en fin de semaine. Quant aux recharge Fridays, ils offrent la possibilité de se reposer à la belle saison. En plus des congés, une demi-journée est en effet offerte, entre juin et mi-septembre, à tous les salariés.
De même, des règles ont été mises en place pour faire en sorte que le télétravail ne soit pas une manière de travailler davantage. « Nous avons par exemple un agenda de réunion qui limite le nombre d’invités », indique la DG. Des formations pour aider les salariés à décider quels sujets méritent une réunion en synchrone ou peuvent se traiter de manière asynchrone ont également été créées.
