Obligation légale à observer au moins tous les deux ans pour les salariés en CDI, l’entretien d’évaluation professionnelle est l’occasion d’un échange avec le supérieur hiérarchique de l’employé, afin de faire le bilan du travail accompli et de fixer des objectifs pour l’année à venir, quitte à définir des actions concrètes (formation ou autre) à mener pour les atteindre. Seulement voilà, ce n’est pas toujours une réussite… D’après un sondage OpinionWay réalisé cet été pour l’éditeur de logiciels RH Javelo, 41 % des salariés interrogés redoutent cet entretien et 29 % d’entre eux se disent mal préparés à l’exercice. Ils perçoivent en outre cet entretien comme subjectif et déplorent fréquemment (41 %) des rapports de force inégalitaires et un manque d’actions concrètes par la suite. À tel point que certains ont d’ailleurs pu s’interroger sur l’intérêt d’un tel rendez-vous…

« Le problème de nombreux managers, c’est qu’ils mènent un entretien très descendant, déresponsabilisant et frustrant. Et c’est d’ailleurs la vision qu’ont de nombreux collaborateurs lorsqu’on leur parle de l’entretien annuel », déplore Edmée de N’Nah, coach et fondatrice du cabinet Sineli, spécialisé dans le conseil en management à l’adresse des professionnels du bien-être. Or dans l’idéal, cet entretien annuel, qui permet d’envisager des plans d’orientation ou des mouvements de postes, doit ménager à la fois les intérêts des salariés et de la direction. Pour y réussir, mieux vaut donc une bonne préparation – des deux parties. « Il faut expliquer le contenu de cet entretien aux collaborateurs et leur fournir la trame au minimum deux semaines avant sa tenue, afin qu’ils puissent le préparer », conseille Edmée de N’Nah. Quant au manager, il doit aussi l’avoir préparé et, « lorsqu’il fait un retour sur le travail, se fonder sur des faits et parler de cas concrets », ajoute-t-elle. C’est encore plus important lorsque le salarié n’a pas répondu aux attentes. En outre, la trame de l’entretien doit comporter des points incontournables à aborder, comme : quel est votre ressenti et retour sur l’année ? Quels sont selon vous les points positifs et ceux à améliorer ? Qu’avez-vous appris dans l’année ? Quels sont vos souhaits d’évolutions ?

Ainsi, au besoin, les managers doivent avoir été formés sur la manière de mener les entretiens, par le service des ressources humaines ou un coach externe. Au sein du groupe de protection sociale Apicil, tous les collaborateurs et collaboratrices devenu(e)s récemment managers se voient imposer un programme intitulé « become manager ». « Ce dispositif est constitué de trois à quatre sessions dans l’année, sur six journées au total, durant lesquelles ils ou elles reçoivent une formation au management. Une partie est dévolue à l’apprentissage de la bonne tenue des entretiens annuels », détaille Sofiene Chaabani, responsable Inclusion, emplois et carrières au sein du groupe. Ils ou elles y apprennent le sens que doit avoir cet entretien, le lieu et le moment adéquats, observent la grille d’évaluation, apprennent à traiter les désaccords, à aider un collaborateur à exprimer ses attentes et discuter de ses objectifs. Des mémos et un référentiel de compétences sont mis à leur disposition et au cours de l’entretien, le manager suit un canevas en ligne, étape à étape. « Le N+2 est informé du contenu des échanges et les entretiens sont ensuite partagés avec les responsables RH des entités pour qu’ils puissent les analyser », précise-t-il.

Il convient en outre de fixer des objectifs spécifiques et mesurables. « Lorsque nous fixons un objectif à un collaborateur ou à une collaboratrice, il est toujours lié à un axe du plan stratégique de l’entreprise », relève ainsi Sofiene Chaabani. « Écrire qu’il faut “obtenir une meilleure satisfaction des clients” ne suffit pas, insiste pour sa part la fondatrice du cabinet Sineli. Il faudra fixer un pourcentage de satisfaction à atteindre, nommer la personne ou l’équipe responsable, lister les moyens précis mis à sa disposition… Les entreprises que j’accompagne se rendent souvent compte lors des entretiens annuels que les objectifs sont flous et causes d’insatisfactions dans l’année. D’ailleurs, j’incite à réaliser des entretiens mi-annuels, autour de l’été, afin d’ajuster les objectifs fixés en début d’année ».

La régularité des échanges est en effet une clé de réussite. Jean-Philippe Couturier, cofondateur de l’éditeur de logiciels de staffing Whoz, en est convaincu. « Chez nous, cet entretien annuel n’est que la synthèse d’échanges d’une demi-heure menés chaque mois, dit-il. Imaginez une équipe de sport de haut niveau à laquelle on ne ferait un retour qu’une fois par an ! Elle ne gagnerait jamais ! » D’ailleurs, c’est bien ce que ressentent de nombreux salariés : 33 % d’entre eux pensent qu’il faudrait remplacer l’entretien annuel d’évaluation par des échanges plus courts et mieux répartis dans l’année, selon l’étude OpinionWay.

Les salariés apprécieront aussi davantage de transparence quant à la santé de l’entreprise. Il est donc capital de donner des éléments de réponses à un manager afin qu’il puisse, notamment, expliquer les augmentations de salaire et les primes accordées ou non. « J’ai fait le choix d’un système de grades. Au sein de Whoz, chaque grade correspond à un montant de salaire et chaque augmentation de salaire de 10 % à 15 % à un passage de grade. Tout le monde connaît le salaire des autres. Si une évolution de grade n’est pas proposée, nous en détaillons les raisons. Pour nous, l’équité du processus d’évolution en interne est essentielle », explique Jean-Philippe Couturier. Et l’entretien annuel est un rendez-vous durant lequel une attention toute particulière doit être accordée à l’égalité salariale entre femmes et hommes.

Mieux, un entretien annuel utile doit être suivi d’effets ! Or 54 % des salariés interrogés par OpinionWay pour Javelo estiment qu’il ne l’est pas suffisamment. Ce taux monte même à 62 % chez les moins de 35 ans… Enfin, il est conseillé de demander à chacune des deux parties d’effectuer un retour écrit après le rendez-vous.