Le flex office ? Cela existe déjà depuis quelques années… Certaines entreprises y auraient même vu l’opportunité de réduire leur surface de bureau et de faire ainsi des économies. Mais voici les DRH confrontées à une nouvelle donne, celle du travail hybride. Depuis les confinements et la confirmation que nombre de tâches peuvent s’effectuer à distance et avec autant, sinon plus d’efficacité qu’au bureau, l’hybridation du travail – mi-présentiel, mi-distanciel, donc – tend à devenir la norme. Si des accords ont été signés au sein de milliers d’entreprises sur le télétravail, impliquant généralement un nombre (souvent fixe) de jours où le salarié peut travailler à distance pendant la semaine, le mois, voire l’année, et un quota de jours de présence sur le lieu traditionnel de travail, reste à faire en sorte que ces accords s’appliquent sans accroc sur le terrain. Certes, managers et équipes peuvent décider des jours auxquels chacun s’astreint à être en présentiel, par exemple, afin de faire en sorte qu’un salarié ne se retrouve pas seul au bureau ou au contraire, rate un échange… Mais l’idée qui anime de plus en plus les DRH est à une expérience collaborateur harmonieuse, sans à-coup, tant au bureau que hors bureau. Bref, il s’agit, désormais, de fluidifier l’hybridation du travail.

« D’autant qu’il s’agit aussi bien d’hybridation des espaces, avec des usages multiples, que d’hybridation des parcours collaborateur, le tout de façon digitalisée. C’est ce que nous appelons chez nous l’employee journey. Il s’agit d’organiser le parcours du collaborateur, en prenant en compte le télétravail mais aussi le nouvel usage des espaces, afin de transformer un risque en opportunité », relève Laurent Pavillon, Global Head of Business Services de BNP Paribas Real Estate. Un « voyage collaborateur » au sein de tous les espaces de l’entreprise, en somme, du bureau à la cantine, du service de conciergerie à la salle de sport, dans le cas de BNP Paribas Real Estate. Associé à des outils numériques, sous forme d’applications, qui permettent d’ouvrir un casier pour ranger ses affaires personnelles, de trouver une place pour garer sa voiture ou son vélo au parking, et réserver un bureau pour se poser, de préférence près de son équipe, ou au calme, selon ses besoins, ou une salle équipée pour une réunion. « Auparavant, nos outils numériques n’étaient pas centrés sur le collaborateur, qui devait télécharger une multitude d’applis, pour la salle de sport, la cantine, ou autre. Nous avions cependant décidé de travailler sur le sujet avant la crise Covid. Désormais, depuis avril 2022, nous n’avons qu’un seul portail, qui permet de mettre tous les jalons de son parcours en œuvre, et s’adapte à la multiplicité des demandes et des profils », ajoute-t-il.

De quoi, également, vérifier l’efficacité de la démarche. Les espaces sont-ils utilisés à plein ou certains sont-ils délaissés ? Faut-il, compte tenu de la demande, transformer davantage d’espaces en nouvelles salles de réunion ? « Notre système n’est pas figé, il est dynamique, et nous aurons peut-être un nouvel usage de certains lieux dans les mois qui viennent », indique Laurent Pavillon.

« Le but de ces outils, pour l’entreprise, est de s’assurer que si le collaborateur a fait le déplacement, cela n’aura pas été en vain, que l’expérience aura été enrichissante, qu’il aura rencontré des membres de son équipe, échangé et travaillé avec eux », remarque de son côté Éliane Lugassy, PDG de Witco, une start-up de l’HR Tech qui propose une appli pour centraliser tous les services et informations liés au bureau, au télétravail et au coworking, et compte parmi ses clients BNP Paribas Real Estate, de même que Sanofi, qui gère ainsi 50 sites dans 23 pays, dont un nouveau laboratoire de 65 000 mètres carrés, dans la banlieue de Boston, haut lieu de la recherche pharmaceutique aux États-Unis. « Certains peuvent penser qu’en 2022, réunir quelque 2 500 salariés sous le même toit va à l’encontre de la nouvelle tendance. Je ne le crois pas, écrit ainsi Paul Hudson, directeur général de Sanofi, dans un post LinkedIn. Bien sûr, nous avons dû apprendre à travailler dans un monde hybride, et chacun, y compris les membres de la direction, l’a fait. Et je pense sincèrement que l’avenir du travail inclura, voire dépendra, d’une réinvention des espaces de travail. C’est ce que nous avons fait dans nos nouveaux bureaux de Boston, en éliminant les silos entre la recherche et les autres fonctions de l’entreprise. » La dirigeante de Witco relève également que si l’entreprise n’offre qu’une appli visant à solutionner le seul problème des espaces de bureaux, elle a du mal à être adoptée par les collaborateurs. En outre, la plateforme standard de Witco, avec son socle de services de base, s’adapte aussi au profil et aux demandes des clients, qui peuvent avoir des solutions plus adaptées.

« Notre vision est, en simplifiant son parcours, d’ajouter au bien-être du collaborateur », enchaîne Laurent Pavillon. Et il semble que les salariés l’aient compris, puisque la nouvelle appli Witco, en place depuis quelques mois, a été largement téléchargée et que le taux d’adoption s’élève à 90 %. Ils peuvent d’ailleurs aussi faire des demandes en cas d’incidents, de non-fonctionnement d’un appareil dans une salle de réunion, de panne, etc. « L’information arrive jusqu’au gestionnaire qui réagit rapidement », se félicite le responsable des services business.

Au-delà des économies de surface, et des avantages en matière de réduction de l’empreinte carbone de leurs salariés lorsqu’ils sont en télétravail, les entreprises y verraient-elles aussi la possibilité, avec ces applis, de « surveiller » les collaborateurs ? « D’abord, les réductions de surface de bureau ne sont, selon les données disponibles, que de 10 %, ce qui relativise cette tendance, et ensuite, la volonté de “fliquer” les salariés du fait qu’ils s’inscrivent sur une plateforme, est certes une crainte des syndicats, mais elle n’est le fait que d’une minorité d’entreprises selon notre perception », assure Éliane Lugassy.