La complémentaire santé en ligne profite des outils numériques pour s’affranchir des contraintes spatiales et temporelles. À la clé, plus de transparence et d’efficacité dans la prise de décision.
Lorsqu’ils ont fondé Alan, en 2016, Jean-Charles Samuelian et Charles Gorintin ont réfléchi la manière dont ils voulaient organiser la vie de l’entreprise. S’appuyant sur les bonnes pratiques apprises lors de leurs précédentes expériences professionnelles, ils ont pris une décision radicale : ne pas tenir de réunions d’équipe. « Nous laissons aux collaborateurs le choix de leur organisation personnelle et nous discutons des questions opérationnelles de façon asynchrone, à l’écrit, via la fonctionnalité discussion de GitHub et Slack », décrit Diane Rivière, culture and people lead au sein de cette complémentaire santé en ligne, qui assure 270 000 personnes via 14 000 entreprises.
Lorsqu’un collaborateur estime qu’il y a une décision à prendre sur un sujet, il ouvre un canal de discussion dédié et peut alerter certains collègues dont il attend les avis grâce à des notifications. Chacun prend connaissance des échanges quand il en a le temps. Ce fonctionnement permet une grande transparence. À l’exception de certains sujets ayant trait à la gestion des ressources humaines, toutes les discussions sont publiques en interne. « L’an dernier, lors de la levée de fonds, l’exercice a été connu de tous les salariés dès le début. Nous savions avec quels investisseurs notre PDG discutait, quelles étaient les sommes envisagées et nous avions accès aux comptes rendus de négociations », confirme Rémy-Christophe Schermesser, développeur informatique chez Alan depuis trois ans. « L’accès à l’information ne dépend pas d’un niveau hiérarchique dans l’entreprise, mais de l’intérêt d’un collaborateur pour un sujet », ajoute Diane Rivière.
L’enjeu a été de réussir à maintenir ce fonctionnement au fur et à mesure que la société a grandi. Aujourd’hui, avec 450 collaborateurs, principalement en France, mais aussi en Espagne et en Belgique, elle le poursuit. « Grâce à ce choix de passer par l’écrit dès la création de l’entreprise, quand j’ai été recrutée, il y a deux ans, j’ai pu lire l’historique des échanges et comprendre pourquoi telle ou telle décision avait été prise. Ce partage d’information est précieux pour les nouveaux collaborateurs ! », souligne la responsable des ressources humaines. Lorsqu’une décision a été actée, un résumé des discussions est publié sur une base documentaire grâce à l’application « Notion », et devient une source de référence consultable par tous, à tout moment. Plus tard, si un collaborateur estime qu’une décision devrait évoluer, il ouvrira une discussion sur GitHub à ce sujet et en parlera de manière asynchrone avec ses collègues. La grande quantité d’informations facilement accessibles favorise la réactivité et la prise rapide de décision quand cela s’avère nécessaire. D’autant que ce système est idéal lorsque tous les collaborateurs ne sont plus présents dans les mêmes locaux en même temps, comme c’est de plus en plus souvent le cas. D’ailleurs, Rémy-Christophe Schermesser vit à Lyon et il a des collègues à Paris, à Barcelone, au Québec…
« Dans d’autres entreprises où j’ai travaillé avant d’intégrer Alan, je sortais souvent frustré de réunion. Chez Alan, notre but, c’est d’avancer, nous laissons quelques jours à quelques semaines à chacun pour réagir, mais une fois que tous les avis ont été recueillis, la décision est prise rapidement. Et l’écrit nous permet de prendre du recul et d’être plus clairs. Les décisions n’en sont que meilleures », ajoute-t-il. Le fait d’avoir accès à l’historique des discussions ayant conduit à prendre une décision antérieure à son intégration dans l’entreprise lui a déjà été utile : « Lorsque j’ai dû décider sur un aspect d’architecture technique, j’ai pu examiner les raisons du choix qui avait été fait il y a cinq ans et faire évoluer l’architecture en en tenant compte », explique-t-il. Il se sent plus efficace dans son travail et apprécie la liberté de rythme et d’organisation dont il jouit : « Ce fonctionnement permet un bon respect des différences de chacun. Je peux me dégager quatre heures sur un seul sujet librement si j’estime que j’en ai besoin. À la fin de mes journées, je sens que j’ai été productif et je me sens bien au travail », conclut-il.
Pour l’instant, se passer de réunion demeure l’exception dans les entreprises. Si d’autres veulent toutefois s’inspirer d’Alan, elles devront aussi veiller à recruter des collaborateurs dont les qualités s’y prêtent : autonomie, prise d’initiative, acceptation de la critique constructive – et adhésion à une grande transparence…
