Nous avons commencé à dématérialiser les processus de gestion administrative depuis fin 2018. Nous avons déjà dématérialisé 18 démarches. En 2020, 100 000 saisies ont été effectuées sur les 18 démarches déjà dématérialisées. Fin octobre 2021, nous étions arrivés à 120 000 saisies. Le prochain processus à dématérialiser sera la gestion des demandes RH, c’est-à-dire des questions RH que se posent les postiers. C’est parfois un irritant car ces questions peuvent être posées par plusieurs canaux (mail, téléphone, oral), sont transmises à plusieurs personnes et les postiers peuvent tarder à avoir un retour. Nous avons mis en place en décembre 2020 un chatbot RH qui traite déjà 800 sujets relatifs à plus de 50 thèmes. C’est un système auto-apprenant. Comme tout chatbot, il lui faudra deux à trois ans pour être pleinement opérationnel. Nous avons aussi commencé à centraliser dans un seul catalogue l’ensemble de l’offre de formation, auparavant répartie entre trois organismes, un par branche d’activité. Ce processus sera achevé en 2022. Désormais, les postiers accèdent à une page personnalisée. Ils n’ont plus à effectuer des recherches avec le code de la formation, ils peuvent le faire avec des mots-clés, de même que consulter l’historique des formations qu’ils ont suivies et lancer des modules d’e-learning ou autre à partir de cette interface. Les managers peuvent aussi y accéder, consulter l’historique des formations suivies par tous les membres de leurs équipes et valider les formations si nécessaires. C’est un point important car, dans le cadre de l’évolution de nos métiers, 80 % des postiers suivent chaque année au moins une formation.
Nous avons amélioré la bourse d’emplois interne. En 2020, nous avons publié 20 000 offres, qui ont suscité deux millions de vues. Désormais, quand un collaborateur postule, il devra passer par la bourse d’emplois et joindre son CV, ce qui enrichit la connaissance que le SIRH peut avoir du postier. Grâce à l’IA, le SIRH pourra croiser les informations relatives aux souhaits du postier, fournies par l’entretien professionnel, les compétences actuelles évaluées par le manager, le lieu de travail et les informations extraites du CV. Cela permettra d’orienter les offres vers les candidats potentiellement les plus intéressés mais aussi vers des postiers qui ne sont pas candidats mais que l’offre pourrait intéresser. Les données RH seront versées en 2022 dans le datalake déjà existant à La Poste. Le système d’IA est mis au point par la branche « grand public et numérique » du groupe et la filiale Probayes [NDLR : structure spécialisée dans la data science et l’IA, rachetée en 2016]. Les améliorations apportées à la bourse d’emplois nous permettront également d’avoir un meilleur suivi du processus, depuis le dépôt de la demande jusqu’à l’arrivée du postier dans sa nouvelle affectation. La bourse aux emplois centralisera toutes les demandes, alors qu’auparavant, elles pouvaient passer par d’autres voies.
Nous nous tournons de plus en plus vers des solutions en mode SaaS, en particulier pour ce qui touche à l’évolution professionnelle, la formation, les outils des SST (services de santé au travail). La gestion de la paie est faite en interne avec l’éditeur HR Access [NDLR : du groupe Sopra]. Nous travaillons avec une dizaine d’éditeurs et nous gérons 80 applications au sein du SIRH. En 2019, elles étaient au nombre de 100. Nous rationalisons le parc applicatif en déployant une seule application là où il en existait plusieurs. Chaque année, depuis 2018, nous réduisons de 7 à 10 unités le nombre global d’applications utilisées. Comme « l’expérience postier » est très importante pour nous, dans ce processus de rationalisation et d’introduction de nouvelles applications, nous associons dès la conception des applications des groupes d’utilisateurs afin d’améliorer, notamment, l’ergonomie de l’usage. Longtemps a dominé une vision technique des choses, de sorte que les utilisateurs devaient savoir à quelle application recourir pour satisfaire un besoin. Désormais, l’espace RH du portail d’accueil des postiers est structuré selon leurs besoins pour les guider dans leur recherche.
