En 2019, une étude Gallup montrait que seulement 12 % des collaborateurs trouvaient leur onboarding réussi. Qu’en est-il désormais, alors que le télétravail doit être privilégié partout où il est possible et que l’intégration dans une nouvelle entreprise se fait à distance ? Il n’existe pas d’étude sur le sujet, mais là où certaines entreprises comptaient parfois sur une organisation un peu « sur le tas », avec peu de budget (puisque tout avait été consacré au recrutement), la situation sanitaire les a obligées à préparer de vraies feuilles de route à distance. Un changement important alors que le turnover est plus faible dans les entreprises qui ont mis en place de vrais processus d’intégration1. Si aucune étude n’a encore été conduite sur le sujet, un an après le premier confinement, de nombreuses entreprises soulignent avoir inventé un nouvel onboarding, préparé avec davantage de soin.

Pour constituer le dossier RH, rassembler les informations bancaires, donner les informations sur l’entreprise ou fournir le planning, la distance ne complique pas vraiment la donne, à condition de préparer chaque étape, de rédiger les notes utiles et d’y consacrer le temps nécessaire. Mais pour l’ambiance, la culture d’entreprise, l’intégration dans une équipe ? « C’est plus compliqué… Arriver dans une nouvelle entreprise est toujours stressant, et la distance rajoute de la pression car le collaborateur est coupé de tous les échanges et informations de l’entreprise », commente Cécile Leroy, DRH de Sarbacane, qui s’attache, avec son équipe, « à mieux flécher les choses, sur deux ou trois semaines ». « Ça prend beaucoup de temps au niveau logistique », reconnaît-elle. Les responsables RH sont aussi plus vigilants à appeler régulièrement la personne pour demander « si tout va bien ». Les tâches prédéfinies doivent être calées mais aussi raccourcies et diversifiées (jeu, présentation à l’aide de diaporamas, entretien en face-à-face, rencontre de groupes, dossier à lire, vidéos de présentation…) pour éviter l’enchaînement de réunions derrière l’écran à longueur de journée. Au risque d’une indigestion d’informations dès les premières semaines. L’entreprise doit s’assurer que le collaborateur comprend rapidement sa mission, les tâches à réaliser, le fonctionnement de son équipe et les enjeux du moment. La bonne idée semble être de désigner un mentor afin de suivre l’intégration du nouveau venu.

Chez Unow, Pierre Monclos reconnaît qu’avant le Covid, l’onboarding était « un peu improvisé », même si l’outil Trello était déjà utilisé pour caler les différents rendez-vous et rencontres « obligatoires ». Désormais, tout est « prémâché ». « Par exemple, on enregistre les réunions importantes et on fournit le replay aux nouveaux salariés » cite-t-il, dans une première partie « autonomie » qui dure quatre semaines. « On fait aussi des check-lists des points à évoquer avec telle ou telle personne, avec qui on a déterminé ses disponibilités à l’avance », complète-t-il, alors que chaque manager a été briefé sur tous les éléments à apporter au nouveau venu les premiers jours et premières semaines pour une seconde partie « accompagnement ». Quant à la rencontre virtuelle des collègues, qui reste importante pour se sentir intégré dans une équipe, Unow a décidé d’organiser des random coffee : chaque semaine a lieu une visioconférence au moment du café avec quatre personnes sélectionnées de façon aléatoire. « On n’y aurait jamais pensé, mais c’est génial, on continuera dans le futur », se réjouit le DRH. Alors que l’entreprise est installée sur deux sites, où les salariés avaient plutôt tendance à prendre le café avec les mêmes personnes chaque jour, ce nouveau processus met « tout le monde à portée de visio ». Enfin, un onboarding réussi passe aussi par les retours obtenus par l’entreprise. Ce recueil de feedback est peut-être encore plus important avec le travail à distance. Via des appels, des questionnaires ou des tests, l’entreprise doit s’assurer que le collaborateur prend ses marques et devient réellement opérationnel.