Éditeur de solutions achats dans le cloud pour ses clients, Ivalua bénéficie d’une croissance à deux chiffres et aura recruté cette année dix collaborateurs par mois en moyenne. Un rythme qui se poursuit pour cette start-up, membre du Top 10 des Licornes françaises (start-up non cotées en Bourse, dont la valorisation dépasse le milliard de dollars, NDLR), malgré les deux confinements. Ce qui a conduit les ressources humaines à s’adapter au niveau du recrutement d’abord, puisqu’il a fallu continuer à attirer de nouveaux collaborateurs. Les entretiens « sont passés en 100 % virtuel », indique Emmanuelle Nello, la directrice des ressources humaines (EMEA) d’Ivalua. « Cela a impliqué de former nos managers pour gérer la visioconférence, autant grâce aux éléments logistiques que sur la nécessité d’établir le contact de manière virtuelle, en prêtant une attention particulière à l’écoute, au non-verbal, du sourire à la chaleur de la voix, puisqu’on ne peut pas ressentir ces éléments sans contact humain classique », détaille-t-elle.

Le groupe qui compte 250 salariés en France s’est aussi appuyé sur des forums virtuels développés par l’équipe Talents ou avec des partenaires pour recruter. Par exemple, la campagne Alternants virtuels, au printemps, a permis l’intégration de dix jeunes. Côté délais, ces process ont permis de « gagner plusieurs semaines » entre la diffusion des postes et l’intégration des nouveaux collaborateurs. « Les contraintes de transport et de disponibilité des candidats comme des managers sont évitées, ce qui nous a permis de gagner en agilité », se réjouit Emmanuelle Nello, qui souligne aussi que les circuits de prise de décision ont été optimisés. Une nécessité notamment pour les profils de développeurs, très recherchés sur le marché.

Passé le stade du recrutement, la phase d’intégration a, elle aussi, été transposée sur les écrans puisqu’Ivalua est quasiment à 100 % en télétravail depuis mars (les collaborateurs sont seulement revenus dans les bureaux pendant l’été). « Auparavant, les sessions d’intégration étaient organisées dans un lieu extérieur, pendant plusieurs jours, avec des présentations formelles, mais aussi des partages d’expériences et des activités ludiques, de team building. Il a fallu repenser ça. Et il n’était pas pensable de faire une journée complète en visio : complètement soporifique ! », admet Emmanuelle Nello. L’intégration se fait donc désormais sur une période plus longue. « Nos salariés découvrent l’entreprise via différentes sessions interactives sur le partage de valeurs, sur l’histoire et la culture d’entreprise, avec les différents directeurs de départements qui présentent leur organisation… » Avec un avantage : l’ensemble des nouveaux collaborateurs du monde (Ivalua est présent dans 14 pays) suivent les mêmes sessions d’intégration. Ce qui permet de rapprocher les collaborateurs « malgré le décalage horaire ». « Des cafés et des déjeuners virtuels sont aussi organisés pour remplacer les moments informels, ce qui manque le plus », reconnaît-elle.

Pour tenter de pallier ce manque et en plus du mentoring déjà existant, des tuteurs, les « buddys » à l’américaine, ont été nommés pour chacun des nouveaux collaborateurs. « Ce sont des personnes qui peuvent répondre à toutes sortes de questions, en plus du manager », précise la responsable RH. À la fin de la période d’intégration, renforcée sur trois mois, un questionnaire de satisfaction, établi par un prestataire extérieur, est envoyé à chaque recrue. « Nous avons obtenu 100 % de retours positifs de la part de nos nouveaux salariés lors de l’enquête de satisfaction proposée à J + 60, sur l’expérience candidat lors du recrutement et de l’onboarding », se félicite Emmanuelle Nello.

Pour la suite, l’organisation dépendra des mesures gouvernementales. Ivalua, qui a intégré début mars de nouveaux bureaux, ne dispose pas de charte pour encadrer le télétravail et le sujet devra donc être réfléchi, « et restera géré sur une base individuelle », anticipent les RH qui mènent une politique forte en matière de mobilité interne. Cette année, 10 % de l’effectif en a bénéficié. Avec l’ouverture de trois nouveaux bureaux dans le monde, les collaborateurs changent surtout pour du poste à poste, mais des formations sont envisageables pour les changements de métiers.

• Acteur mondial de l’édition de solutions e-achats et de gestion des dépenses.

• 625 collaborateurs dans le monde : 325 en zone EMEA, 250 en France.

• Chiffre d’affaires : 85 millions d’euros.