Entre le recours à l’activité partielle et le report des cotisations sociales, les annonces du gouvernement ont complexifié le calcul de la paie. Pour l’aider dans cette tâche, le groupe de médias en ligne a pu s’appuyer sur son éditeur de solution et son prestataire de paie.
Les gestionnaires de paie ne sont pas à la fête. Non seulement la France arrive en tête des classements internationaux en termes de complexité du calcul de la paie, mais le poids du réglementaire s’est considérablement accru ces derniers temps. Après le bulletin de salaire simplifié – qui n’a de simplifié que le nom –, le prélèvement à la source ou les réformes sociales consécutives au mouvement des gilets jaunes, la crise du Covid-19 a de nouveau mis les nerfs des gestionnaires de paie à rude épreuve.
Afin de donner de l’oxygène aux entreprises, les ordonnances et décrets de la fin mars ont introduit un grand nombre de changements sur la fiche de paie avec le recours à l’activité partielle, l’assouplissement dans les conditions de pose des congés payés ou le report des cotisations sociales.
Project manager Workday chez Webedia, Franck Haiblé a ainsi vécu quelques semaines éprouvantes. D’autant plus que son entreprise présente un grand nombre de situations. Spécialisée dans les médias en ligne, Webedia édite ses propres sites comme AlloCiné ou jeuvideo.com tout en assurant des prestations de production de contenus et de services marketing pour des entreprises tierces. Cette filiale du groupe Fimalac comprend une vingtaine de sociétés régies par une dizaine de conventions collectives. Soit 1 400 bulletins de paie à éditer chaque mois en tenant compte de ces différentes spécificités.
Dès le début du mois de mars, le groupe a vu ses activités impactées par la crise du Covid-19. À l’annonce du confinement par le président de la République, Webedia décide de fermer ses locaux et de basculer en télétravail. Toutefois, certaines professions ne sont pas complètement éligibles au travail à distance, notamment dans la production audiovisuelle, l’événementiel ou les métiers commerciaux, et des collaborateurs sont placés en activité partielle.
« Pour comptabiliser cette activité partielle, nous avons mis les managers à contribution pour collecter les temps de travail de leurs collaborateurs, via un fichier partagé avec les équipes de ressources humaines », avance Franck Haiblé. Une fois consolidés, ces temps de travail sont intégrés dans l’outil de paie, en l’occurrence Workday, afin de prendre en compte les indemnisations.
Les spécificités conventionnelles ont rendu la tâche encore plus complexe. La convention collective Syntec est notamment mieux-disante pour le salarié avec un maintien de la rémunération plus élevé que ce que prévoient les dispositions légales. Toutefois, très vite, la direction de Webedia décide de compléter les rémunérations pour un maintien du salaire à 100 % pour toutes les personnes concernées par le chômage partiel.
« En interne, il y avait une inquiétude sur un risque d’erreur dans le calcul de la paie, observe Franck Haiblé. La décision de maintenir à 100 % le salaire en net sur mars, avril et mai a levé toute angoisse. Les changements réglementaires introduits par la crise du Covid-19 ont rajouté quelques lignes en haut du bulletin de paie, mais le montant en bas reste le même. Ce qui est l’essentiel aux yeux des salariés à ce stade. »
Durant cette période stressante, Webedia a pu s’appuyer sur son prestataire de services, everBe du groupe Mercer, ainsi que sur son éditeur. Dès le 20 mars, Workday publiait sa roadmap sur les modifications qui ont été livrées le 10 avril. « De notre côté, nous avons fait preuve de suffisamment d’agilité pour être prêts en une vingtaine de jours, se réjouit Franck Haiblé. La paie a été finalisée le 24 avril. » Dans le contexte actuel, Webedia ne regrette pas son choix d’avoir basculé sur outil de paie unique en janvier 2019.
Avant, le groupe français utilisait autant de systèmes qu’elle avait de sociétés. « En cas de modification des paramétrages, la charge de travail était multipliée par vingt, se rappelle Franck Haiblé. D’autant que le même outil ne faisait pas à la fois la paie et la gestion des temps. Si nous étions restés avec la même configuration, nous n’aurions matériellement pas pu sortir la paie durant cette crise. »
À quelque chose malheur est bon et la situation actuelle ouvre de nouvelles perspectives. « La gestion des compétences et des talents doit favoriser les échanges de ressources entre services ou entre sociétés. » Un système de mobilité temporaire a déjà été mis en place durant le confinement afin de permettre aux collaborateurs en activité partielle de prêter main-forte aux équipes à l’activité accrue.
