En 2017, le groupe BPCE (Banque populaire Caisse d’épargne) a décidé d’externaliser la gestion des indemnités journalières de sécurité sociale et la saisie des arrêts de travail sur l’ensemble des entités du groupe (y compris Natixis), soit un total de 45 000 collaborateurs. Une activité extrêmement chronophage comme le rappelle Hubert Jaming, DRH de la Caisse d’épargne Grand Est Europe (3 000 salariés), en prenant l’exemple des visites médicales. « Nos salariés sont dispersés sur l’ensemble du territoire. Nous avons 300 points de vente, des centres d’affaires et des sites administratifs. Plus de 100 centres médicaux reçoivent nos collaborateurs. Il est donc très difficile de suivre ces visites. Il faut récupérer les avis, recueillir l’information sur les personnes qui ne se sont pas présentées, reprogrammer des rendez-vous. Bref, des activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée. » Autre prestation qui était prise en charge par les RH, la gestion des arrêts de travail, qui représentait une importante activité de saisie. Enfin, troisième type de tâche imposée aux services RH, le recouvrement des indemnités journalières. « Nous pratiquons la subrogation, c’est-à-dire que nous garantissons le maintien du salaire en cas d’arrêt maladie. Nous nous tournons ensuite vers la sécurité sociale pour être remboursés. C’est une activité particulièrement chronophage, car nous devons gérer une cinquantaine d’arrêts de travail par jour », indique Marianne Pieczak, responsable du service paie et vie du contrat.

Avant l’externalisation de ces trois prestations différentes, une personne à plein temps sur les sept collaborateurs que compte le service des ressources humaines de la Caisse d’épargne Grand Est Europe était mobilisée et le taux de recouvrement n’atteignait pas 90 %. L’externalisation de ces missions, confiée à Ayming, groupe international de conseil en business performance, a soulagé les équipes RH. Depuis juillet 2018, date à partir de laquelle les premiers résultats « avant/après » sont mesurables, le taux de recouvrement des indemnités journalières n’a cessé d’augmenter et atteint aujourd’hui 97 %.

Pour Hubert Jaming, « cette externalisation s’inscrit dans une optimisation de nos propres effectifs. Nous avons analysé nos missions. Et nous avons privilégié les activités d’accompagnement de nos managers et collaborateurs, plus gratifiantes et valorisantes ». L’équipe des RH a ainsi dégagé du temps pour aborder d’autres thématiques comme le forfait jours des cadres ou la maîtrise des charges sociales… ce type d’externalisation a certes un prix, mais, sans communiquer de montant précis, le DRH de la Caisse d’épargne Grand Est Europe souligne que « ce coût est en grande partie autofinancé par le recouvrement et l’optimisation des effectifs de l’équipe. »

Pour que l’externalisation fonctionne bien, certaines règles sont à mettre en place. En interne, il faut informer. Les arrêts de travail étaient auparavant déposés dans les agences qui les envoyaient au service paie. Désormais, les salariés les envoient directement au prestataire. « Le cahier des charges doit être le plus précis possible. Une phase importante d’échanges est également à prévoir pour instaurer des process et “routines” », explique Sylvain Berthier, expert en coûts RH chez Ayming. Notamment en ce qui concerne les données. « Les entreprises pensaient qu’avec la déclaration sociale nominative (DNS), la gestion des indemnités journalières et des arrêts de travail serait facilitée. Or, le flux est imparfait. Pour calculer les indemnités journalières, il est nécessaire de connaître les jours d’absence et d’avoir les montants respectifs. Or, il est très rare de les trouver dans une même base de données », note Christophe Lekhal, en charge du dossier côté technique chez Ayming. C’est pourquoi le prestataire choisi par BPCE doit maîtriser tous les systèmes d’information de gestion des ressources humaines proposés par les éditeurs de logiciels afin de comprendre le mode de fonctionnement de l’informatique interne de ses clients. Un sujet aussi sensible que la protection sociale ne permet, à l’instar de la paie, aucune erreur de gestion !