Une société « familiale, très traditionnelle » : c’est ainsi que Patrick Heinke, senior expert HR digital pour le groupe allemand DKV Euro Service, décrit son employeur. L’entreprise est spécialisée, via un système de cartes de crédit, dans la fourniture de carburant et de services (péages, nourriture…) aux sociétés de transports internationaux. Ces dernières les donnent aux chauffeurs de poids lourds qui circulent sur les autoroutes européennes pour gérer les dépenses liées à leur travail.

« Une activité de BtoB, pas très connue et pas très sexy à première vue », poursuit Patrick Heinke. Pas étonnant que l’entreprise ait du mal à recruter, d’autant que, dans la région de Düsseldorf où elle est basée, elle est en concurrence avec d’autres sociétés du fameux Mittelstand qui travaillent en BtoC, sont plus connues et… plus « sexy ».

Reste que les affaires de DKV prospèrent et qu’il faut bien trouver des talents. Si, sur les quatre dernières années, le groupe a réussi à attirer environ 400 nouvelles recrues, portant ainsi ses effectifs à 1 000 collaborateurs, confiant dans ses perspectives, il veut poursuivre son effort. Or l’an passé, sur une centaine de créations de postes, seule une soixantaine a été pourvue.

Outre le manque de notoriété et la concurrence, n’y aurait-il pas aussi un problème interne ? Sans aucun doute… D’ailleurs, Patrick Heinke a été embauché il y a deux ans pour moderniser les processus RH, en particulier en ce qui concerne les recrutements. « Non seulement nous avons travaillé sur notre marque employeur, mais en plus, nous avons lancé la digitalisation de nos process RH, depuis la demande de l’ouverture d’un poste par un manager jusqu’à l’onboarding en passant par le recrutement lui-même. » Car il y a encore quelque temps, le papier régnait dans l’entreprise et avec le papier, des procédures de validation lentes, coûteuses et inefficaces. Ainsi, il fallait jusqu’à deux semaines entre le moment où un manager proposait un recrutement et la date de publication de la petite annonce. Aujourd’hui, le délai a été raccourci à un jour et demi. Pour fluidifier le processus de décision et de signature, DKV a sollicité Cornerstone en novembre 2018, et en avril 2019, la plateforme de gestion des recrutements, adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise, était lancée. De même, le nouveau système permet de mieux identifier les viviers de talents, tandis qu’auparavant, la société faisait souvent appel à de coûteux chasseurs de têtes. Il offre en outre une parfaite transparence : managers et candidats savent où ils en sont dans le processus et quand sera le prochain entretien, par exemple. « Nous perdions aussi des candidats en raison d’un manque de réactivité et de transparence lors du processus de recrutement », avoue Patrick Heinke.

Il est encore trop tôt pour mesurer le succès, et, de toute façon, « il n’y a pas de recette magique », assure le spécialiste RH digital. Il n’empêche, la société a confirmé, données à l’appui, ce qu’elle soupçonnait en matière d’inefficacité. La plateforme permet même de mettre en lumière les problèmes de tel ou tel département ou de tel ou tel manager en ce qui concerne le recrutement. Afin de mieux y remédier… Car ce n’est qu’un début. « Nous avons encore d’énormes progrès à faire pour attirer les talents, et ensuite les “onboarder” correctement », soupire Patrick Heinke.

Question onboarding, justement, la société allemande a encore quelques difficultés. Certains nouveaux venus bénéficient d’un accueil bien pensé et se sentent rapidement opérationnels, tandis que pour d’autres, c’est plus aléatoire… À la clé, une rétention des talents embauchés qui pourrait évidemment être meilleure. Après le recrutement, l’onboarding a donc fait l’objet d’une digitalisation et surtout, d’une standardisation, pour que toutes les nouvelles recrues soient au même niveau d’information.

Le système, et avec lui, un changement de mentalité, se met donc progressivement en place. « D’aucuns ont encore du mal, précise toutefois l’expert digital. Les RH apprennent à se comporter comme des partenaires business du reste de l’entreprise. De plus, certains managers ou experts se sentent exclus de ce nouveau parcours. Or ils aimaient l’idée de contribuer », dit-il. La communication interne continue est cruciale pendant ce processus de transformation, « et nous voulons retenir le plus grand nombre possible de nos employés actuels et les embarquer dans cette nouvelle façon de faire. Les perdre serait un crève-cœur pour une entreprise familiale comme la nôtre », déclare Patrick Heinke.