Paul arrive la semaine prochaine… Le badge a-t-il été commandé ? Les services généraux ont-ils bien pris en compte la demande de matériel ? La DSI va-t-elle fournir l’ordinateur dans les temps ? Autant de tâches qui n’attirent guère l’attention mais dont le cumul représente un volume important de travail, surtout si le nombre de nouveaux venus est conséquent. À la division Gares et Connexions de la SNCF, accueillir un nouveau collaborateur peut impliquer jusqu’à 35 de ces tâches, appelées aussi « missions ». Avec une moyenne de 200 recrutements par an, les managers et les équipes RH ont déjà fort à faire. En 2020, avec l’intégration de nouveaux services dans le périmètre de la division, ils vont devoir relever un véritable défi puisque ce sont 1 000 recrutements qu’il faudra gérer, soit une « charge mentale » bien plus élevée, de même que le risque d’erreur ou d’oubli.

Pour répondre à la demande des managers et des équipes RH, déjà soucieux d’automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée, l’équipe RH de Gares et Connexions a passé en revue quatre solutions et analysé leurs offres à l’aune de trois critères, explique Charlène Plat, responsable recrutement et intégration : « Le premier était l’agilité et la facilité de prise en main ; le second, l’adaptabilité de l’outil car le parcours d’intégration doit être modulé en fonction de nos différents territoires, acteurs et métiers concernés (une quinzaine) ; et le troisième critère était le coût. » L’examen des solutions proposées en a rapidement écarté deux, trop exigeantes en durée de configuration. Parmi les deux restantes, c’est Teelt qui a remporté la palme grâce à un coût inférieur et un temps de configuration réduit à un mois.

Pour lancer le projet, l’équipe RH a réuni en juillet des managers, des responsables RH, des collaborateurs arrivés récemment, des membres de l’équipe projet ainsi que des personnes des services généraux qui gèrent les demandes. « Nous les avons conviés à cette rencontre car ils sont tous concernés un moment ou un autre par l’onboarding », précise Charlène Plat. En août, s’est déroulée la phase d’adaptation : « Le parcours dépend aussi de l’origine des personnes. Si elles viennent de l’extérieur, il sera plus long que celui de celles qui sont en mobilité interne au sein de la SNCF. »

Après la phase de test en septembre, quelques adaptations ont été menées en octobre. « Initialement, chaque acteur recevait une notification par mission à réaliser. Les managers ont souhaité recevoir une seule alerte quotidienne pour toutes les missions à réaliser. La gestion des accès a aussi été simplifiée. Désormais, il suffit de cliquer sur le lien pour se retrouver dans l’espace de Teelt qui liste les missions et indiquer celle qui a été réalisée. » Exit le passage par la page d’accueil et l’étape de connexion.

Aujourd’hui, Teelt administre des parcours qui peuvent commencer quatre mois avant l’arrivée de la nouvelle recrue et durer jusqu’à huit mois après son intégration. Au total, l’application gère des actions dont la réalisation s’étale sur une année et sollicite trois acteurs : le collaborateur, le manager et le responsable RH. En 2020, un quatrième intervenant sera intégré : l’office manager, chargé essentiellement de l’habilitation informatique de la recrue. « Les opérations sont plus fluides et le futur collaborateur commence à faire partie de l’équipe avant même son arrivée dans les locaux », souligne Charlène Plat. Teelt lui donne même accès à un mini-site dans lequel il peut trouver des informations utiles. Différentes selon le territoire concerné afin de respecter les spécificités locales, elles suivent cependant toute « la politique d’intégration globale de l’entreprise ».

« Jusqu’à l’adoption de Teelt, les différents maillons de la chaîne s’envoyaient des e-mails en cascade pour qu’une action soit concrétisée, se souvient Charlène Plat. Aujourd’hui, il suffit d’entrer dans Teelt la date à laquelle le nouveau venu doit arriver dans l’équipe et l’application alerte tous les acteurs qui ont une mission à remplir pour que l’onboarding se déroule bien. »

Ce nouvel outil a été d’autant mieux accueilli par les managers qu’ils doivent déjà gérer pléthore d’outils, jusqu’à une vingtaine parfois. Quant aux équipes RH, il leur suffit désormais de créer le profil de la nouvelle recrue et de laisser Teelt prendre le relais.