Les instances représentatives qui disposent d’un budget de fonctionnement prennent en charge les frais de déplacement de leurs membres pour l’exercice de leurs mandats, dès lors que ces déplacements ont été décidés collectivement par l’instance, ou individuellement par l’élu puis validés implicitement ou explicitement par ses homologues.

Lorsqu’un employeur convoque les représentants du personnel de son entreprise à une réunion, il doit assumer les frais de déplacements générés dans ce cadre. Un refus de prise en charge de ces frais le rendrait alors passible d’un délit d’entrave.

Un accord d’entreprise portant notamment sur la prise en charge et la rationalisation des frais de déplacement des représentants du personnel peut être négocié avec les organisations syndicales. Ces accords peuvent-ils plafonner ou limiter le remboursement de ces frais sans porter atteinte au libre exercice des mandats ?

Une société avait conclu avec ses organisations syndicales représentatives un accord collectif relatif notamment aux prises en charge des frais de déplacement, se substituant aux dispositions des règlements intérieurs des instances existantes. Ces dispositions prévoyaient notamment que les déplacements professionnels des élus devaient être réalisés de façon privilégiée par le biais de véhicules de service voire de location dès lors que ces moyens de locomotion étaient à leur disposition.

Un élu avait décidé néanmoins de se rendre aux réunions de son instance avec son véhicule personnel.

L’entreprise refusant de lui rembourser ses frais de déplacement, l’intéressé saisissait la juridiction prud’homale. Le représentant indiquait que l’obligation d’utiliser un véhicule de service lui imposait des sujétions particulières dont il était dispensé en utilisant le sien. Il soutenait notamment que les heures de restitution du véhicule pouvaient être incompatibles avec les horaires d’ouverture de l’agence d’affectation. L’employeur, de son côté, demandait la stricte application des dispositions conventionnelles négociées.

La Cour d’appel faisait droit à l’argumentaire de l’employeur.

La Cour de cassation, dans un arrêt du 11 septembre 2019, confirme la solution des juges du fond, estimant qu’un accord collectif peut créer une obligation pour les représentants du personnel de prendre le véhicule de service ou un véhicule de location mis à leur disposition, dès lors que cette utilisation ne leur occasionnait pas de sujétion particulière injustifiée.

Comme souvent, tout est affaire de mesure, la détermination de règles de remboursement des frais occasionnés au titre de l’exercice des mandats ne doit pas avoir pour effet de causer des contraintes qui seraient injustifiées au regard de la finalité de leur dépense.