Le cabinet de conseil Mazars a vu arriver dans ses équipes des outils utilisés dans la vie privée : Facebook, WhatsApp, WeTransfer, Dropbox ou Slack. « Le succès de ces outils tient à leur facilité d’usage et à leur grand nombre d’utilisateurs, explique Mathilde Le Coz, directrice du développement des talents et de l’innovation RH de Mazars.

En utilisant Slack, nos collaborateurs ont délivré un message, à savoir qu’ils avaient un besoin et que l’entreprise ne mettait pas à leur disposition l’outil capable de satisfaire ce besoin. » Le message est donc bien passé mais ces applications ne font pas partie de l’environnement sécurisé de l’entreprise et ne sont donc pas autorisées… Mazars a choisi de communiquer d’abord sur les risques que ces usages impliquaient, puis de mettre en place un dispositif de sensibilisation et de formation. « Nous avons des formations traitant du RGPD et du cyber-risque et nous avons lancé des cahiers sur la cyber-sécurité, avec des quiz, qui permettent de sensibiliser les collaborateurs, aussi bien aux risques auxquels ils sont exposés dans leur vie professionnelle que privée », détaille Mathilde Le Coz.

Enfin, les équipes de la DSI ont proposé des outils sécurisés. « Leur adoption a été globalement satisfaisante, note la directrice du développement des talents et de l’innovation RH. Comme ces outils sont diffusés à tous les collaborateurs, ils n’ont plus à se demander si la personne avec laquelle ils veulent échanger dispose de celui qu’ils utilisent, comme c’était le cas auparavant avec Slack, par exemple. »

Comme dans d’autres entreprises, la DSI et la DRH ont pris conscience qu’elles doivent avoir une vue précise des besoins des salariés et que l’évolution des usages doit être accompagnée. « L’objectif est d’optimiser et de faciliter l’expérience collaborateur », rappelle Mathilde Le Coz. Désormais, lorsqu’est lancé un projet RH ou un projet IT, des clubs d’utilisateurs y sont associés. Ces volontaires, représentatifs des groupes de futurs utilisateurs, tant en termes d’âge que de métier, sont engagés dans un processus de coconstruction qui passe par une première phase d’identification des besoins et des solutions possibles, faisant l’objet d’un benchmark. Celles qui sont retenues sont ensuite testées. « Ce retour d’expérience permet de valider le choix de la solution avant sa diffusion à l’ensemble des collaborateurs, indique Mathilde Le Coz. Ce schéma permet de mieux comprendre les attentes et de proposer les outils les plus pertinents. »

Le dispositif devient d’autant plus efficace que le recueil des besoins passe par de nouveaux canaux. Les séminaires, qui accueillent un vaste public, sont ainsi devenus une source importante d’information. Depuis deux ans, lors des séminaires de promotion des collaborateurs, les nouveaux outils informatiques sont présentés. Les échanges qu’ils déclenchent permettent de mieux comprendre les attentes. Ce mode de fonctionnement marque un changement profond, note Mathilde Le Coz : « Pendant longtemps, les DSI et les DRH n’ont pas fonctionné de cette façon mais une transformation culturelle est en cours et elle a amené ces fonctions à intégrer l’expérience collaborateur dans leur processus de réflexion et de décision, au même titre que le marketing avait intégré l’expérience client. »

Il reste cependant impossible d’interdire réellement l’usage d’un outil car un contrôle total est impossible. Les contrevenants le font à leurs risques et périls. Ils s’exposent même à des conséquences désagréables, souligne Mathilde Le Coz : « Les collaborateurs qui utilisent un outil qui ne figure pas dans la liste de ceux recommandés par la DSI s’exposent à une sanction pouvant aller jusqu’à la faute professionnelle.

Nous partons du principe qu’ils ont été sensibilisés, responsabilisés, formés et que des dispositifs sécurisés répondant à leurs besoins ont été mis à leur disposition. » Ceux qui font appel à un outil non-recommandé par la DSI engagent donc leur responsabilité. Une méthode qui a le mérite de la clarté.