En 29 ans de carrière, Brankiça Pavlovic, directrice de projet chez Pay Job, n’avait jamais vu un mois aussi complexe que celui de janvier 2019. On pense, bien sûr, au prélèvement à la source, une réforme d’ampleur mais qui avait été anticipée très en amont par l’administration fiscale. En ce mois de janvier, se sont aussi télescopés la fusion Agirc-Arrco et, surtout, les réformes issues de la loi d’urgence dite Macron comme l’exonération des heures supplémentaires ou la prime exceptionnelle exonérée. « Il manquait des précisions et certaines circulaires ne sont arrivées qu’en juin », déplore Brankiça Pavlovic.

Très sollicités par leurs clients, les éditeurs se sont retrouvés pris de cours. Réunis au sein de l’association SDDS (Simplification et dématérialisation des données sociétés), trente éditeurs de logiciels de paie ont interpellé les pouvoirs publics leur demandant d’alléger certains contrôles automatiques de la DSN pour le premier semestre 2019 mais, surtout, de mieux anticiper à l’avenir les réformes ayant un impact direct sur le calcul des salaires. Si certaines d’entre elles sont du ressort du législateur – la loi d’urgence fait suite au mouvement des gilets jaunes –, ils semblent avoir été entendus par la Direction de la Sécurité sociale (DSS).

Le phénomène n’est pas nouveau. Product marketing manager des solutions HCM chez Cegid, Jérôme Ricard rappelle le précédent de l’index sur l’égalité femmes-hommes dont l’entrée en vigueur devait se faire en mars pour toutes les entreprises. « Nous avons réussi à obtenir un étalement sur un an. » Les entreprises de 250 à 1 000 salariés ont jusqu’au 1^er septembre pour publier cet index et celles dont l’effectif est compris entre 50 et 250 salariés jusqu’au 1^er mars 2020. « Notre version de juin comportera ce calcul automatique. Il faudra ensuite former 6 000 clients d’ici septembre. »

Les entreprises ont, en effet, largement déporté la veille réglementaire auprès des éditeurs et des experts-comptables. « Elles souhaitent que l’on effectue ce travail de veille et d’interprétation et leur apporte des réponses prémâchées », poursuit Jérôme Ricard. Or, ce travail suppose d’avoir une bonne visibilité sur le calendrier des réformes. « Notre travail ne se limite pas à intégrer de nouvelles fonctionnalités, il faut aussi former en interne le support client puis informer et former les clients via des webinaires, des sessions de formation », complète Antoine Wattinne, directeur des affaires publiques chez Cegid.

Les éditeurs datent l’accélération du calendrier des réformes à 2014 et la mise en place de la DSN. Compte tenu de la densité de l’actualité sociale, ils ne prévoient pas de ralentissement dans les mois à venir. La loi Pacte va notamment modifier les seuils d’application des cotisations sociales.

Et les récentes annonces du Premier ministre vont modifier les règles de l’assurance chômage et le calcul des cotisations pour les contrats courts !

Ce foisonnement d’évolutions réglementaires rend encore plus incontournable le passage au mode SaaS avec des mises à jour diffusées en temps réel à l’ensemble des clients. Si la veille réglementaire est généralement comprise dans le prix de l’abonnement, s’ajoutent des prestations complémentaires payantes, comme la formation des gestionnaires de paie. Sage propose une paie semi-externalisée, encore appelée paie accompagnée, où les experts de l’éditeur aident l’entreprise dans le paramétrage des conventions collectives.

Le prélèvement à la source a été aussi l’occasion pour des éditeurs comme Sopra HR, Cegid Cegedim et SRH de tester la technologie des chatbots. Ces agents conversationnels répondaient aux questions les plus fréquentes des collaborateurs ou bien étaient destinés à la formation des équipes RH.

Selon une étude réalisée en 2018 par CXP et Sage, 40 % des entreprises internalisent la paie, 48 % l’ont partiellement externalisée (10 % de ce sous-total prévoit de l’externaliser complètement) et 12 % l’ont totalement externalisée. Parmi les acteurs qui réalisent la paie pour le compte de tiers, on trouve ADP, Cegedim SRH ou SD Worx. Les acteurs du BPO (Business process outsourcing) proposent, eux, l’externalisation complète de la fonction paie. Ils sont adossés à un éditeur comme NGA HR ou Mercer avec Workday, HR Path avec Oracle, Accenture avec SAP.