« Les premiers entretiens individuels annuels, nous les faisions à l’occasion d’un déjeuner au restaurant », se souvient Kevin Ha, directeur général d’Alice’s Garden, un site d’e-commerce basé à Lille et spécialisé dans les équipements de jardin et de loisirs. À mesure que la société a grandi et qu’elle a recruté, des managers s’en sont chargés. « Mais les informations étaient éparses, chaque manager employant des critères différents pour évaluer la performance des collaborateurs, poursuit Kevin Ha. Quant à nos offres d’emploi, elles n’obtenaient pas le taux de réponse escompté.

Même en nous inspirant de ce qui se faisait sur les plateformes, nous sentions qu’il y avait un problème dans la rédaction, ajoute ce dirigeant. En plus, nous perdions du temps, car nous faisions des entretiens individuels avec tous les candidats, sans opérer une première sélection par téléphone… »

Autant dire que chez ce fan de digital de 34 ans, qui n’a pas fait d’école de commerce, la nécessité de formaliser les process s’est fait progressivement ressentir. Créée en 2009 avec trois salariés, Alice’s Garden compte aujourd’hui une soixantaine de personnes (pour un chiffre d’affaires de 50 millions d’euros en 2018). « Il y a vraiment un seuil autour de 20 collaborateurs », estime Kevin Ha.

C’est précisément à ce stade qu’est rendu Theop, une société parisienne spécialisée dans les services d’assistance à maîtrise d’ouvrage dans le BTP. Créée en 2012 par deux associés, Julien Palengat et Sébastien Alphand, elle compte une vingtaine de salariés. « Nous prévoyons quatre embauches d’ici juin 2019 », précise Sabrina Candes, assistante de direction et chargée, de facto, des relations avec les collaborateurs. « J’aime faire des RH, mais d’un commun accord avec les deux associés, nous voulons anticiper », dit-elle. Il y a quelques mois, Theop a dû organiser l’élection d’un comité social et économique. Les choses se sont bien passées, mais « nous aurions aimé organiser tout cela plus calmement », déclare Sabrina Candes. Selon elle, « les dirigeants de petites entreprises ont à cœur de se conformer à la réglementation et souhaitent que leur entreprise fonctionne ». Kevin Ha confirme : « Nous devons non seulement être sûrs d’assumer nos obligations légales, mais aussi être cohérents avec nos objectifs de performance. »

Au-delà de dispositifs légaux à respecter, nombre de petits patrons doivent faire face à des « sujets managériaux ». Certains, comme les dirigeants de Theop, veulent les anticiper. Compte tenu de sa taille, Alice’s Garden doit les aborder. « Les besoins de l’entreprise d’aujourd’hui ne sont pas les mêmes qu’il y a cinq ans. Or certains de nos collaborateurs comprennent parfois mal qu’on aille chercher un spécialiste à l’extérieur », explique Kevin Ha. Face à des salariés dont l’argument est une connaissance fine de l’entreprise, les managers ou le dirigeant doivent trouver les mots. Autre aspect, la communication interne, à laquelle le dirigeant d’Alice’s Garden va bientôt s’atteler, compte tenu de la croissance de l’effectif.Comment faire si, comme le résume Kevin Ha, « la taille de la société ne légitime pas l’embauche d’un DRH » ? Alice’s Garden comme Theop ont cherché de l’aide extérieure, en faisant appel à la société Make Me RH (lire ci-dessous), qui a développé une plateforme couvrant l’essentiel des problématiques RH – depuis la rédaction d’offres d’emploi jusqu’aux documents d’onboarding en passant par la structuration d’un programme de formation. Sous la forme d’un forfait annuel, les documents sont à disposition des PME. Si cela n’est pas suffisant, les deux cofondatrices de la plateforme se chargent de répondre aux questions de leurs clients. « J’avais conscience que nous devions nous améliorer, conclut Kevin Ha. L’aide extérieure dans le domaine RH et management allège la charge mentale des dirigeants. » D’autant que, pour ces derniers, « la satisfaction des clients passe aussi par celle des équipes », ajoute Sabrina Candes.